Warum auch ein kleines Büro mit einem DMS profitiert

Bereits vor ein paar Jahren ist ein kleineres Unternehmen über unsere Webseite mit folgender Situation an uns herangetreten:

Es handelt sich um ein Bauunternehmen mit ca. 25 Mitarbeitern. Das Büro ist mit einer Mitarbeiterin regelmäßig besetzt, die Ehefrau arbeitet hauptsächlich von zuhause, teilweise aber auch im Büro. Der Geschäftsführer selber ist tagsüber natürlich auf den verschiedenen Baustellen unterwegs, abends werden dann im Büro die notwendigen Arbeiten erledigt. Dazu gehört zum einem das Lesen wichtiger Tagespost, zum anderen müssen Rechnungen gesichtet und dann zur Zahlung freigegeben werden.

Genau diese Zeit im Büro zu später Stunde wollte er minimieren und lud uns zu einer Präsentation ein.

Heute kann er die oben genannten Tätigkeiten abends auf dem Sofa erledigen. Dafür wird die eingehende Post im Büro gescannt und ihm in einem kleinen Workflow als Aufgabe zugeteilt. Das gleiche geschieht mit den Rechnungen. Abends kann er also die Post lesen und als „erledigt“ abstempeln, oder er gibt sie mit einem Kommentar zurück an seine Mitarbeiterin. Rechnungen kann er ebenfalls per digitalem Stempel zur Zahlung freigeben. Sind dafür weitere Informationen wie das zugehörige Angebot oder weitere Korrespondenz notwendig, kann  er sofort im zentralen Dokumentenpool nachsehen.

Es geht also nicht immer um viele Mitarbeiter oder große Mengen an Papier, das verwaltet und bewegt werden soll, sondern Vorteile lassen sich bei wenigen Personen und relativ geringem Papieraufkommen realisieren. Natürlich muss er auch heute noch ins Büro fahren, da sich seine Tätigkeiten als Geschäftsführer schließlich nicht auf die oben genannten Tätigkeiten beschränken. Aber viele Abende kann er heute zuhause verbringen und ausserdem noch das Benzin sparen für den Weg zum Büro.

Anforderungen eines Unternehmers an neue Software

In dieser Woche war ich auf einer Vertriebspartner-Veranstaltung der Firma United Planet, dem Hersteller der Portalsoftware INTREXX.

Auf dieser Veranstaltung hat ein Kunde von INTREXX dargestellt, was seine Anforderungen an ein neu einzuführendes System waren. Die Portalsoftware bietet recht interessante Lösungen für Bereiche wie ERP, CRM, Projektmanagement und ähnliches, ohne dass es Anspruch erhebt, den Umfang von Systemen bekannter Anbieter zu ersetzen.

Bisher waren aber solche Einzellösungen in dem Haus installiert. Da er viele Aussendienst-Mitarbeiter und Heimarbeitsplätze hat, sollten diese Einzelkomponenten ersetzt werden. Folgende Anforderungen wurden also formuliert:

  • Alle Anwendungen müssen über einen Browser bedienbar sein.
  • Es muss vom Betriebssystem unabhängig funktionieren.
  • Smartphones und Tablet-Systeme müssen eingebunden werden können.
  • Es sollte ein Mac-Server als interner Server genutzt werden.

Es geht mir hier weniger darum, ob oder wie gut er seine Anforderungen für sein CRM oder ERP lösen konnte, sondern darum wie wichtig ihm war, dass ein bestimmter Browser oder ein bestimmtes Betriebssystem nicht erforderlich sein darf. Obwohl in seinem Unternehmen die grundsätzliche Entscheidung für APPLE gefallen ist, muss es auch in Zukunft möglich sein, andere Systeme – eventuell von freien Mitarbeitern – einzusetzen.

Meine Meinung ist, dass viele kleinere Unternehmen oder Unternehmen, die sich in Gründung befinden, genau diese Überlegungen anstellen, um langfristig mit der IT unabhängig zu sein. Cloud-Angebote müssen das im Prinzip auch leisten. Und ich glaube, dass mit Systemen wie „Chrome OS“ sowohl Softwarehersteller als auch -anbieter bald umdenken müssen.

Intrexx ermöglicht die mobile Erfassung von Fahrstunden und somit eine schnellere Abrechnung

Die Fahrschule Achim Eich aus Erftstadt ist seit Jahren eine beliebte Adresse bei Jugendlichen. Mit ihren Filialen erreicht sie ein großes Einzugsgebiet im ländlichen Raum.

Anforderungen

Bis 2010 wurden die geleisteten Fahrstunden von den Fahrlehrern in einem Protokollblatt eingetragen. Erst, wenn der Fahrlehrer zurück in der Filiale war, konnten die Daten in das System eingegeben und anschließend abgerechnet werden. Da die Fahrlehrer jedoch nicht jeden Tag in die entsprechende Filiale kommen, wurden die Abrechnungsdaten nur unregelmäßig abgegeben, wodurch es immer wieder zu Verzögerungen bei der Abrechnung kam. Um diesen genauso langwierigen wie umständlichen Prozess zu vereinfachen, suchte man nach einer Software-Lösung, welche die mobile Erfassung der Fahrstunden ermöglichen sollte.

Lösung

Es wurde sich dafür entschieden diese Anforderung mit Intrexx umzusetzen, da damit die Erstellung mobiler Anwendungen sehr schnell und ohne großen Programmieraufwand möglich ist. Innerhalb kurzer Zeit konnten wir eine Lösung erstellen, die den Prozess spürbar beschleunigt: Nun können die Fahrlehrer ihre Stunden mit ihrem Mobiltelefon sofort nach der Fahrstunde erfassen und direkt mobil an das System übermitteln. Dabei kann jede Fahrstunde gleich auch dem entsprechenden Fahrschüler zugeordnet werden. Der Fahrlehrer muss hierzu nicht mehr extra die Filiale anfahren.

Dadurch können die Rechnungen nun zeitnah geschrieben werden, was im Endeffekt zu schnelleren Einnahmen führt. Da die Handhabung des Systems intuitiv möglich ist, war keinerlei Schulungsaufwand für die Fahrlehrer notwendig.

Nutzen

  • Schnellere und einfachere Abläufe
  • Zeitnahe Rechnungsstellung
  • Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff
  • Einsparung von Wegen
  • Intuitive Bedienung
  • Kostenbewusste Lösung

Willkommen auf unserem Blog!

Wir wollen hier Themen ansprechen, die uns im Rahmen unserer Ausrichtung „Prozessoptimierung“ und „Mobiles Büro“ beschäftigen (siehe „Über uns„).

Themen sind also Dokumentenmanagement, Workflow, der sogenannte „Mobile Worker“ u.a. Hierüber wollen wir Informationen oder neue Ideen einbringen oder diskutieren, aber auch auf Ideen oder interessante Artikel von anderen hinweisen.

Hierzu gehören aber auch bestehende und neue gesetzliche Regelungen, die den Bereich „Aufbewahrung“, „Prozessbeschreibungen“ usw. betreffen.

Beispiele sind: Verfahrungsdokumentation, GoBD, EU-Datenschutz-Grundverordnung u.a.

Wir sind selber gespannt, wo uns dieser Blog hinführen wird.

Bernd Hüster
Geschäftsführer