Rechnungen im HomeOffice freigegeben!

In den letzten Tagen bekomme ich immer wieder am Telefon gesagt, dass man die Rechnung ja nicht vorliegen hätte, da man ja im HomeOffice sitzen würde. Ähnliches bei anderen Dokumenten.

Dabei ist es doch im Grunde genommen doch so einfach, wenn man mit einem Rechnungeingangs-Workflow arbeitet, wie wir sie bei unseren Kunden eingeführt haben.

Und das könnten dann so aussehen:

Papierrechnungen werden gescannt. Dafür muss zumindest alle paar Tage mal eine Person zum Briefkasten gehen. Für Rechnungen per Email wird das entsprechende Postfach vom Prozess überwacht.

Die Rechnungen werden automatisch mit folgenden Werten ausgelesen:
– Kreditorennamen
– Kreditorennummer der Buchhaltung
– Belegnummer
– Belegdatum
– Nettobetrag
– USt.-Betrag
– Bruttobetrag

Die ausgelesenen Rechnungen werden an einem Arbeitsplatz in einer Liste (ähnlich wie neue Emails in Ihrem Mailprogrann) zur Verfügung gestellt. Von da werden sie an die Verantwortlichen Personen verteilt. Die entsprechende Person bekommt die Rechnungen ebenfalls vorgelegt in einer Liste. Optional kann sie auch über eine Email darüber informiert werden.

Je nach dem kann die Rechnung dort schon abgezeichnet werden und der Buchhaltung mit Zahlungsfreigabe vorgelegt werden. Oder es sind noch mehrere Zwischenschritte möglich. Auch eine Betragsgrenze, mit deren Überschreitung nochmals ein Vorgesetzter unterschreiben muss, kann berücksichtigt werden.

Zu jeder Zeit kann der Prozessverantwortliche sehen, an welcher Stelle die Rechnung aktuell „hängt“. Im Zweifelsfall kann sie die Rechnung jemandem anderen (Urlaub, Krankheit) zuweisen oder wieder selbst übernehmen.

Es kann eine Eskalation eingestellt werden, der jeden daran erinnert, dass eine Aktivität im Workflow auf ihn wartet.

Das ganze könnte natürlich auch mit der normalen Eingangspost funktionieren.

In jedem Fall sind die Dokumente – egal ob Rechnung oder Korrespondenz, oder auch Rechnungsausgänge – in einem zentralen, GoBD-konformen Archiv abgelegt und für alle legitimierten Mitarbeiter im Zugriff.

Auch im HomeOffice!

Bernd Hüster, Geschäftsführer

Rechnungen per Email müssen im Original aufbewahrt werden

Da immer mehr mehr Personen aufgrund der Coronakrise im Homeoffice sitzen, ist davon auszugehen, dass Rechnungen immer öfter per Email gesendet werden. Zumindest haben das schon ein paar Lieferanten uns gegenüber kommuniziert.

Wir sind darauf eingestellt und bei uns gibt es schon lange eine spezielle Email-Adresse für Eingangsrechnungen. Geht eine neue Rechnung ein, übernimmt ein JobRouter-Prozess diese Rechnung, erkennt den Lieferanten, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, den Netto-, USt.- und Bruttobetrag und liest aus unseren Datenbanken (ERP) sogar unsere Kreditorennummer für die Buchhaltung heraus. Zugleich wird die Rechnung als Original-Datei im Archiv abgelegt und für die Weiterbearbeitung dem nächsten Mitarbeiter vorgelegt.

Um die Rechnungen, die per Post reinkommen, in den gleichen Prozess zu bekommen, müssen sie natürlich gescannt werden. Aber dann läuft alles gleich.

Wir können das natürlich auf für Ihr Unternehmen umsetzen. Und all das geht – wenn man dies möchte – auch in der Cloud und über einen Browser. Eine Installation in Ihrem Haus ist nicht notwendig.

Aber Achtung: Die Email-Rechnungen müssen als Datei (PDF) aufbewahrt werden. Bei Ausdrucken und ohne die PDF droht der Verlust des Vorsteuerabzuges für eben diese Rechnungen.

Bernd Hüster, Geschäftsführer

Wir sind jetzt auch im HomeOffice

Als Unternehmen gehen wir verantwortungsvoll mit dem Coronavirus um und möchten unsere Mitarbeiter sowie deren Angehörige und natürlich unsere Kunden vor einer möglichen Ansteckung schützen.

Darum haben wir uns gestern (17.03.2020) dafür entschieden bis auf Weiteres im Homeoffice arbeiten. Alle geplanten Termine und Besprechungen werden wir stattdessen telefonisch oder online durchführen.

Für unsere Kunden ändert sich dadurch nichts. Wir als Synapsis leben Digitalisierung schon lange. Alle unsere Systeme sind in der Cloud oder „private Cloud“. Das ist natürlich relativ einfach für ein ERP oder CRM.

Interessanter wird es beim der Telefonanlage. Aber auch diese ist in der Cloud und so sind wir ganz normal unter unserer üblichen Durchwahl zu erreichen. Wir untereinander können uns unter der Kurznummer (Durchwahl) anrufen oder eben auch Anrufe vermitteln.

Um untereinander gemeinsam an etwas zu arbeiten oder zu entwickeln, wofür ein Bildschirm sinnvollerweise geteilt werden sollte, setzen wir ebenfalls ein Cloudsystem (Zoom) ein. Hierüber können wir auch nach wie vor Besprechungen oder Workshops mit Kunden machen, ohne dass eine Ansteckungsgefahr besteht. Das geht auch mit Video Angesicht zu Angesicht.

Zur internen Kommunikation setzen wir auf Slack.

Die Kür ist aber, dass wir mit den Systemen DocuWare und JobRouter auf alle Dokumente (Verträge, Briefe, Rechnungen usw.) zugreifen können. Prozesse wie Rechnungsprüfungen, Vertragsüberwachungen oder auch Urlaubsanträge unterscheiden sich nicht gegenüber einem gemeinsamen Büro.

Alles geht also weiter. Eins kann Digitalisierung wie hier beschrieben aber nicht erreichen – das nette Gespräch im direkten Gegenüber bei einer Tasse Kaffee zwischendurch.

Bernd Hüster, Geschäftsführer

Berichtshefte (IHK) mit JobRouter

Wenn Ihnen JobRouter ein Begriff ist, wissen Sie, welche Vielfalt sich hinter dieser Software-Lösung verbirgt. Beinahe zu unbegrenzte Möglichkeiten, die Ihnen das Arbeiten vereinfachen können, bzw. Arbeitsschritte zeitlich verkürzen, Ihre Workflows digitalisieren. Egal ob Rechnungseingang, Vertragsverwaltung, Kontaktverwaltung, bestimmte Genehmigungsprozesse o. ä.

Wieso aber sollte man diese Vielfalt nicht auch auf nebenbetriebliche Bedürfnisse anwenden können?

Nehmen wir einmal an, Sie haben eine Auszubildende oder einen Auszubildenden. Eines jeden Azubis Aufgabe ist es, ein Berichtsheft zu führen. Da wir auch intern versuchen jeden Prozess, der mindestens 2 Arbeitsplätze betrifft, zu digitalisieren, haben wir uns überlegt, dass das auch auf das Berichtsheft zutreffen kann.

Auf der Startmaske wird zunächst der Name, das Ausbildungsjahr und der Berichts-Zeitraum (Wochenbericht) eingetragen. Danach können zu jedem Tag Einträge gemacht, Notizen hinzugefügt und eine Mitteilung an den Ausbilder geschrieben werden. 

Nach dem Absenden des Schrittes wird mit Hilfe von JobPDF eine Word-Vorlage ausgefüllt und zu PDF konvertiert. Ich kann nun schauen, wie die PDF ausschaut und könnte ggf. noch einmal zurück zur Erstellung. Ansonsten kann ich aber auch diesen Schritt absenden und somit der Ausbilderin oder dem Ausbilder dieses Dokument weiterleiten. Diese Person bekommt ebenfalls das Dokument angezeigt, kann es herunterladen, drucken oder es mit einer Frage zurücksenden.

Das ist eine Idee, wie man JobRouter noch benutzen kann. Welche Idee haben Sie?

Autor: Florian Wolf, Synapsis GmbH

Info-Mails per JobRouter bearbeiten

Immer versuche ich bei Kundengesprächen oder in der Akquisition darauf hinzuweisen, dass man mit JobRouter nicht nur die „großen“ Prozesse wie „Rechnungseingang„, „Urlaubsantrag„, „Investitionsantrag“ usw. erstellen kann, sondern Jobrouter als Digitalisierungsplattform im Unternehmen dazu nutzen kann, auch kleinste Prozesse abzubilden und damit viel Zeit zu gewinnen.

Bei uns im Unternehmen hat mich immer gestört, dass Emails an die Adresse „info@synapsis.de“ letztendlich immer von mehreren Personen bearbeitet bzw. zumindest gesichtet wurden. Es ist ja nun mal eine Adresse, die auch bei Abwesenheit bestimmter Personen von irgend jemanden gelesen werden soll. Leider ist sie aber auch eine übliche Adresse für SPAM.

Mit einem kleinen Prozess können wir das heute umgehen. JobRouter überprüft das Konto „info@synapsis.de“ und erstellt eine Aufgabenliste der erhaltenen Emails. Mehrere können jetzt diese Liste einsehen und direkt die Emails löschen, die zu SPAM gehören.

Sollten Emails aber wichtig sein, können sie sofort einer bestimmten Person oder Gruppe zugeordnet werden und auch archiviert werden.

Wir sparen jetzt bei allen anderen ursprünglichen Adressaten dieser Email-Adresse jeden Tag diese Zeit der Kontrolle. Aus meiner Sicht ein großer Fortschritt.

Autor: Bernd Hüster, Synapsis GmbH

Vertragsmanagement mit JobRouter

Immer öfter werden wir darauf angesprochen, dass die Verwaltung sämtlicher Verträge in einem Unternehmen ein Problem darstellt. Und das Versäumen einer Kündigungsfrist kann teuer werden.

Wichtig kann aber auch sein, dass man sich zwecks Nachver-handlungen beispielsweise 3 Monate vor dem Kündigungszeitraum warnen lassen will.

Mit dem Vertragsmanagement (als fertiges Modul für JobRouter) bieten wir kostengünstig diese und noch mehr Möglichkeiten an.

Das Vertragsmanagement-System umfaßt alle wesentlichen Teilgebiete wie:

  • Vertragscontrolling
  • Vertragsverwaltung
  • Vertragsarchivierung

Egal ob Handy-, Leasing-, Mitarbeiter-, Partner- oder Versicherungsverträge – mit dem Vertragsmanagement für Jobrouter haben Sie alle Verträge und Eckdaten auf einem Blick.

Suchen Sie Verträge, nach Kündigungsdatum sortiert oder setzen Sie einen Vertrag auf „Vormerkung zur Kündigung“.

Alle Konditionen für die nächste Vertragsverhandlung sind unkompliziert innerhalb weniger Sekunden abrufbar, da neben dem Vertrag selber auch Vertragserweiterungen, Korrespondenz oder E-Mail-Verkehr direkt aufrufbar sind.

Zudem sorgen individuelle Schnittstellen für reibungslosen Informationsaustausch mit Ihrem ERP- oder CRM-System.

Konditionen:

Das Modul ist fertig verfügbar, kann und muss aber noch mit Ihrem Archiv-System und eventuell mit ERP- oder CRM-System verbunden werden. Individuelle Anpassungen sind möglich.

Preis: 1.950,00 EUR

Beschreibung per PDF

Einrichtung und Anpassungen werden extra berechnet.

Autor: Bernd Hüster, Synapsis GmbH

Fertige Module für JobRouter

Wir haben uns entschieden nach und nach fertige Module für JobRouter anzubieten. Der Kunde kennt den Umfang der Lösung und auch den Preis, was ihm Planungssicherheit gibt.

Auch von JobRouter selber gibt es sog. Templates mit Lösungen für ein Ticketsystem oder ein Contract Management.

Klar ist jedoch, dass noch etwas Aufwand entsteht, um die Module in die eigene Umgebung (Anwender, Rechteverwaltung usw.) zu integrieren. Sollen außerdem z.B. Vertragspartner im Vertragsmanagement nicht per Hand eingegeben werden, sondern direkt aus dem eigenen ERP-System gelesen werden, so ist auch das möglich. Anpassungen an eigene Abläufe ebenfalls.

Wir haben mit dem Vertragsmanagement als erstes Standardmodul angefangen. Der Ansatz ist ein wenig anders als das Contract Management – der Kunde hat also die freie Auswahl.

Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!

Autor: Bernd Hüster, Synapsis GmbH

JobRouter hilft bei der Umsetzung der DSGVO-Anforderungen

Bei jeder Präsentation oder auch bei Gesprächen mit Kunden versuche ich herauszustellen, dass JobRouter nicht nur für den üblichen „Rechnungseingangsworkflow“ zu nutzen ist, sondern dass sich ganz viele, zum Teil sehr kleine Prozesse damit umsetzen lassen. Auf diese Weise rechnet sich die Investition in Jobrouter immer mehr.

Ein Beispiel?

Die DGSVO stellt uns vor eine Reihe neuer Aufgaben. Zwar ist das „Double-Opt-in“ Verfahren (DOI) schon lange vorgeschrieben, aber es wäre nicht uninteressant, wenn man die verschiedensten Quellen (Anfrage für Unterlagen; Anfrage für Rückruf; Anmeldung für Newsletter usw.) auswertbar in einer Datenbank mit Zweck der Anfrage zur Verfügung hätte. Im Zweifelsfall könnten die Löschfristen davon abhängig sein. „JobRouter hilft bei der Umsetzung der DSGVO-Anforderungen“ weiterlesen

„Freitagsgespräch“ erstmals in Wetzlar

Seit einiger Zeit laden wir unsere Kunden zu einem sogenannten „Freitagsgespräch“ ein, bei dem in lockerer Atmosphäre Themen rund um DocuWare, Jobrouter und MailStore besprochen werden. Es werden dabei keine Themen vorgegeben, sondern diese ergeben sich durch das Gespräch.

Am Freitag den 16. März 2018 waren wir jetzt erstmals in Wetzlar, da in dieser Gegend mehrere Kunden ihren Firmensitz haben.

Netterweise war unser Kunde idea e.V.  bereit, uns einen Besprechungsraum zur Verfügung zu stellen, wofür wir uns bei Herrn Hadem herzlich bedanken.

Laut den Teilnehmern konnte jeder etwas aus dieser Veranstaltung für sich mitnehmen. Weitere Termine sollen folgen.

Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!

Autor: Bernd Hüster, Synapsis GmbH