JAVA PlatformServices-API für DocuWare

DocuWare stellt heute als universelle Schnittstelle zur Anbindung der DocuWare-Funktionen an Fremdsoftware die Rest-Schnittstelle „PlatformServices“ zur Verfügung. Für diese Schnittstelle bietet DocuWare selbst eine Programmierumgebung für .NET Programmiersprachen an, die „.NET API“. Diese Programmierumgebung fungiert als Bindeglied zwischen der Rest-Schnittstelle und Anwendungen, die nach eigenen Anforderungen auf .NET-Basis erstellt werden können.

Da uns inzwischen verstärkt Nachfragen nach solchen individuellen Softwarelösungen erreichen, war es für uns naheliegend uns dieses Themas intensiv anzunehmen. Da die von DocuWare selbst angebotene Lösung auf .NET- basiert entsteht hier eine Einschränkung auf Microsoft-Systeme, in denen die Lösungen nutzbar sind.

Da für einen großen Teil unserer Projekte eine solche Beschränkung im Voraus nicht sinnvoll ist, haben wir uns entschieden hier einen anderen Weg zu wählen. Das Ergebnis dieser Überlegungen ist die von uns in Java implementierte PlatformServices-API. Sie stellt einige wesentliche Funktionen – wie z.B. das Importieren und Exportieren von Dokumenten, Änderung von Indexdaten, automatisches Stempeln – der Docuware PlatformServices in einer Java-Umgebung zur Verfügung, sodass diese unkompliziert für plattformunabhängige Softwareprojekte in Java verwendet werden können.

Erweiterungen sind geplant.

Autor: Bjoern Haye, Synapsis GmbH

DocuWare Ablage unabhängig vom Betriebssystem

Wir arbeiten nun seit einiger Zeit in einem heterogenen Netzwerk. Es gibt Linux im Serverbereich, natürlich Windows für DocuWare und Mac für die Anwender – Betriebssystemunabhängigkeit ist also schon dadurch ein großes Thema für uns. Die Ablage war bisher umständlicher als sie sein muss: Ein ActiveImport Job holt die Dateien aus einem Netzwerkverzeichnis in den Briefkorb. Über einen Windows-Desktop kann man nun die Dokumente ablegen.

Diese Zeiten sind bei uns nun vorbei.

Keine Ausreden mehr in Sachen „Email-Archivierung“

E-Mail-Archivierung ist eine gesetzlich manifestierte Pflicht. Das sollten die Verantwortlichen in Unternehmen natürlich wissen. Bisher konnte man sich immer noch eventuell mit Übergangsfristen herausreden. Diese enden jedoch mit dem 31.12.2016.

Denn ab dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich.

Viele unserer Kunden setzen schon länger auf „MailStore“.

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Schneller Import über DWPlatformService

Um Dokumente in DocuWare zu überführen existieren grundsätzlich mehrere Wege. Eine viel und gerne genutzte Möglichkeit hierzu ist das Import Modul, welches im Rahmen der DesktopApps von DocuWare installiert werden kann. Dieses Modul ermöglicht es, relativ einfach über eine Import-Konfiguration in DocuWare einen lokalen Ordner – z.B. auf einem Client oder Server – zeitgesteuert überwachen zu lassen. Befinden sich Dateien in den Ordnern, die der Konfiguration entsprechen, so werden diese in DocuWare vollautomatisch importiert und innerhalb bestimmter Grenzen sogar eine Indizierung ermöglicht.

Soweit – so gut, jedoch hat das Modul auch seine Nachteile und einer der wesentlichen Nachteile liegt in der Geschwindigkeit. Oft besteht daher die Nachfrage von Kundenseite, ob sich der Vorgang nicht beschleunigen lässt, da die tägliche zu verarbeitende Datenmenge dem Import-Modul in manchen Fällen „schlicht über den Kopf wächst“.

Aufgrund der offensichtlich vorhandenen Nachfrage, ebenso wie aus einem internen Bedarf heraus entstand daher die Idee, eine eigene Entwicklung anzustoßen, die den sinnvollen Ansatz des Moduls weiterverfolgt und falls möglich ausbaut und vor allem die Nachteile ausgleicht.

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Anforderungen eines Unternehmers an neue Software

In dieser Woche war ich auf einer Vertriebspartner-Veranstaltung der Firma United Planet, dem Hersteller der Portalsoftware INTREXX.

Auf dieser Veranstaltung hat ein Kunde von INTREXX dargestellt, was seine Anforderungen an ein neu einzuführendes System waren. Die Portalsoftware bietet recht interessante Lösungen für Bereiche wie ERP, CRM, Projektmanagement und ähnliches, ohne dass es Anspruch erhebt, den Umfang von Systemen bekannter Anbieter zu ersetzen.

Bisher waren aber solche Einzellösungen in dem Haus installiert. Da er viele Aussendienst-Mitarbeiter und Heimarbeitsplätze hat, sollten diese Einzelkomponenten ersetzt werden. Folgende Anforderungen wurden also formuliert:

  • Alle Anwendungen müssen über einen Browser bedienbar sein.
  • Es muss vom Betriebssystem unabhängig funktionieren.
  • Smartphones und Tablet-Systeme müssen eingebunden werden können.
  • Es sollte ein Mac-Server als interner Server genutzt werden.

Es geht mir hier weniger darum, ob oder wie gut er seine Anforderungen für sein CRM oder ERP lösen konnte, sondern darum wie wichtig ihm war, dass ein bestimmter Browser oder ein bestimmtes Betriebssystem nicht erforderlich sein darf. Obwohl in seinem Unternehmen die grundsätzliche Entscheidung für APPLE gefallen ist, muss es auch in Zukunft möglich sein, andere Systeme – eventuell von freien Mitarbeitern – einzusetzen.

Meine Meinung ist, dass viele kleinere Unternehmen oder Unternehmen, die sich in Gründung befinden, genau diese Überlegungen anstellen, um langfristig mit der IT unabhängig zu sein. Cloud-Angebote müssen das im Prinzip auch leisten. Und ich glaube, dass mit Systemen wie „Chrome OS“ sowohl Softwarehersteller als auch -anbieter bald umdenken müssen.