Rechnungen im HomeOffice freigegeben!

In den letzten Tagen bekomme ich immer wieder am Telefon gesagt, dass man die Rechnung ja nicht vorliegen hätte, da man ja im HomeOffice sitzen würde. Ähnliches bei anderen Dokumenten.

Dabei ist es doch im Grunde genommen doch so einfach, wenn man mit einem Rechnungeingangs-Workflow arbeitet, wie wir sie bei unseren Kunden eingeführt haben.

Und das könnten dann so aussehen:

Papierrechnungen werden gescannt. Dafür muss zumindest alle paar Tage mal eine Person zum Briefkasten gehen. Für Rechnungen per Email wird das entsprechende Postfach vom Prozess überwacht.

Die Rechnungen werden automatisch mit folgenden Werten ausgelesen:
– Kreditorennamen
– Kreditorennummer der Buchhaltung
– Belegnummer
– Belegdatum
– Nettobetrag
– USt.-Betrag
– Bruttobetrag

Die ausgelesenen Rechnungen werden an einem Arbeitsplatz in einer Liste (ähnlich wie neue Emails in Ihrem Mailprogrann) zur Verfügung gestellt. Von da werden sie an die Verantwortlichen Personen verteilt. Die entsprechende Person bekommt die Rechnungen ebenfalls vorgelegt in einer Liste. Optional kann sie auch über eine Email darüber informiert werden.

Je nach dem kann die Rechnung dort schon abgezeichnet werden und der Buchhaltung mit Zahlungsfreigabe vorgelegt werden. Oder es sind noch mehrere Zwischenschritte möglich. Auch eine Betragsgrenze, mit deren Überschreitung nochmals ein Vorgesetzter unterschreiben muss, kann berücksichtigt werden.

Zu jeder Zeit kann der Prozessverantwortliche sehen, an welcher Stelle die Rechnung aktuell „hängt“. Im Zweifelsfall kann sie die Rechnung jemandem anderen (Urlaub, Krankheit) zuweisen oder wieder selbst übernehmen.

Es kann eine Eskalation eingestellt werden, der jeden daran erinnert, dass eine Aktivität im Workflow auf ihn wartet.

Das ganze könnte natürlich auch mit der normalen Eingangspost funktionieren.

In jedem Fall sind die Dokumente – egal ob Rechnung oder Korrespondenz, oder auch Rechnungsausgänge – in einem zentralen, GoBD-konformen Archiv abgelegt und für alle legitimierten Mitarbeiter im Zugriff.

Auch im HomeOffice!

Bernd Hüster, Geschäftsführer

Rechnungen per Email müssen im Original aufbewahrt werden

Da immer mehr mehr Personen aufgrund der Coronakrise im Homeoffice sitzen, ist davon auszugehen, dass Rechnungen immer öfter per Email gesendet werden. Zumindest haben das schon ein paar Lieferanten uns gegenüber kommuniziert.

Wir sind darauf eingestellt und bei uns gibt es schon lange eine spezielle Email-Adresse für Eingangsrechnungen. Geht eine neue Rechnung ein, übernimmt ein JobRouter-Prozess diese Rechnung, erkennt den Lieferanten, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, den Netto-, USt.- und Bruttobetrag und liest aus unseren Datenbanken (ERP) sogar unsere Kreditorennummer für die Buchhaltung heraus. Zugleich wird die Rechnung als Original-Datei im Archiv abgelegt und für die Weiterbearbeitung dem nächsten Mitarbeiter vorgelegt.

Um die Rechnungen, die per Post reinkommen, in den gleichen Prozess zu bekommen, müssen sie natürlich gescannt werden. Aber dann läuft alles gleich.

Wir können das natürlich auf für Ihr Unternehmen umsetzen. Und all das geht – wenn man dies möchte – auch in der Cloud und über einen Browser. Eine Installation in Ihrem Haus ist nicht notwendig.

Aber Achtung: Die Email-Rechnungen müssen als Datei (PDF) aufbewahrt werden. Bei Ausdrucken und ohne die PDF droht der Verlust des Vorsteuerabzuges für eben diese Rechnungen.

Bernd Hüster, Geschäftsführer

Wir sind jetzt auch im HomeOffice

Als Unternehmen gehen wir verantwortungsvoll mit dem Coronavirus um und möchten unsere Mitarbeiter sowie deren Angehörige und natürlich unsere Kunden vor einer möglichen Ansteckung schützen.

Darum haben wir uns gestern (17.03.2020) dafür entschieden bis auf Weiteres im Homeoffice arbeiten. Alle geplanten Termine und Besprechungen werden wir stattdessen telefonisch oder online durchführen.

Für unsere Kunden ändert sich dadurch nichts. Wir als Synapsis leben Digitalisierung schon lange. Alle unsere Systeme sind in der Cloud oder „private Cloud“. Das ist natürlich relativ einfach für ein ERP oder CRM.

Interessanter wird es beim der Telefonanlage. Aber auch diese ist in der Cloud und so sind wir ganz normal unter unserer üblichen Durchwahl zu erreichen. Wir untereinander können uns unter der Kurznummer (Durchwahl) anrufen oder eben auch Anrufe vermitteln.

Um untereinander gemeinsam an etwas zu arbeiten oder zu entwickeln, wofür ein Bildschirm sinnvollerweise geteilt werden sollte, setzen wir ebenfalls ein Cloudsystem (Zoom) ein. Hierüber können wir auch nach wie vor Besprechungen oder Workshops mit Kunden machen, ohne dass eine Ansteckungsgefahr besteht. Das geht auch mit Video Angesicht zu Angesicht.

Zur internen Kommunikation setzen wir auf Slack.

Die Kür ist aber, dass wir mit den Systemen DocuWare und JobRouter auf alle Dokumente (Verträge, Briefe, Rechnungen usw.) zugreifen können. Prozesse wie Rechnungsprüfungen, Vertragsüberwachungen oder auch Urlaubsanträge unterscheiden sich nicht gegenüber einem gemeinsamen Büro.

Alles geht also weiter. Eins kann Digitalisierung wie hier beschrieben aber nicht erreichen – das nette Gespräch im direkten Gegenüber bei einer Tasse Kaffee zwischendurch.

Bernd Hüster, Geschäftsführer

Vertragsmanagement mit JobRouter

Immer öfter werden wir darauf angesprochen, dass die Verwaltung sämtlicher Verträge in einem Unternehmen ein Problem darstellt. Und das Versäumen einer Kündigungsfrist kann teuer werden.

Wichtig kann aber auch sein, dass man sich zwecks Nachver-handlungen beispielsweise 3 Monate vor dem Kündigungszeitraum warnen lassen will.

Mit dem Vertragsmanagement (als fertiges Modul für JobRouter) bieten wir kostengünstig diese und noch mehr Möglichkeiten an.

Das Vertragsmanagement-System umfaßt alle wesentlichen Teilgebiete wie:

  • Vertragscontrolling
  • Vertragsverwaltung
  • Vertragsarchivierung

Egal ob Handy-, Leasing-, Mitarbeiter-, Partner- oder Versicherungsverträge – mit dem Vertragsmanagement für Jobrouter haben Sie alle Verträge und Eckdaten auf einem Blick.

Suchen Sie Verträge, nach Kündigungsdatum sortiert oder setzen Sie einen Vertrag auf „Vormerkung zur Kündigung“.

Alle Konditionen für die nächste Vertragsverhandlung sind unkompliziert innerhalb weniger Sekunden abrufbar, da neben dem Vertrag selber auch Vertragserweiterungen, Korrespondenz oder E-Mail-Verkehr direkt aufrufbar sind.

Zudem sorgen individuelle Schnittstellen für reibungslosen Informationsaustausch mit Ihrem ERP- oder CRM-System.

Konditionen:

Das Modul ist fertig verfügbar, kann und muss aber noch mit Ihrem Archiv-System und eventuell mit ERP- oder CRM-System verbunden werden. Individuelle Anpassungen sind möglich.

Preis: 1.950,00 EUR

Beschreibung per PDF

Einrichtung und Anpassungen werden extra berechnet.

Autor: Bernd Hüster, Synapsis GmbH

JAVA PlatformServices-API für DocuWare

DocuWare stellt heute als universelle Schnittstelle zur Anbindung der DocuWare-Funktionen an Fremdsoftware die Rest-Schnittstelle „PlatformServices“ zur Verfügung. Für diese Schnittstelle bietet DocuWare selbst eine Programmierumgebung für .NET Programmiersprachen an, die „.NET API“. Diese Programmierumgebung fungiert als Bindeglied zwischen der Rest-Schnittstelle und Anwendungen, die nach eigenen Anforderungen auf .NET-Basis erstellt werden können.

Da uns inzwischen verstärkt Nachfragen nach solchen individuellen Softwarelösungen erreichen, war es für uns naheliegend uns dieses Themas intensiv anzunehmen. Da die von DocuWare selbst angebotene Lösung auf .NET- basiert entsteht hier eine Einschränkung auf Microsoft-Systeme, in denen die Lösungen nutzbar sind.

Da für einen großen Teil unserer Projekte eine solche Beschränkung im Voraus nicht sinnvoll ist, haben wir uns entschieden hier einen anderen Weg zu wählen. Das Ergebnis dieser Überlegungen ist die von uns in Java implementierte PlatformServices-API. Sie stellt einige wesentliche Funktionen – wie z.B. das Importieren und Exportieren von Dokumenten, Änderung von Indexdaten, automatisches Stempeln – der Docuware PlatformServices in einer Java-Umgebung zur Verfügung, sodass diese unkompliziert für plattformunabhängige Softwareprojekte in Java verwendet werden können.

Erweiterungen sind geplant.

Autor: Bjoern Haye, Synapsis GmbH

„Freitagsgespräch“ erstmals in Wetzlar

Seit einiger Zeit laden wir unsere Kunden zu einem sogenannten „Freitagsgespräch“ ein, bei dem in lockerer Atmosphäre Themen rund um DocuWare, Jobrouter und MailStore besprochen werden. Es werden dabei keine Themen vorgegeben, sondern diese ergeben sich durch das Gespräch.

Am Freitag den 16. März 2018 waren wir jetzt erstmals in Wetzlar, da in dieser Gegend mehrere Kunden ihren Firmensitz haben.

Netterweise war unser Kunde idea e.V.  bereit, uns einen Besprechungsraum zur Verfügung zu stellen, wofür wir uns bei Herrn Hadem herzlich bedanken.

Laut den Teilnehmern konnte jeder etwas aus dieser Veranstaltung für sich mitnehmen. Weitere Termine sollen folgen.

Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!

Autor: Bernd Hüster, Synapsis GmbH

Wer Email-Rechnungen nur ausdruckt riskiert den Vorsteuerabzug

Spätestens seit dem Steu­er­ver­ein­fa­chungs­ge­setz zum 1.7.2011 ist die Zustellung einer Rechnung per Email auf dem Vormarsch. Vorteile sind für den Rechnungssteller leicht nachvollziehbar, aber auch der Empfänger kann beim richtigen Umgang damit sehr viel Zeit sparen.

Immer wieder höre ich aber bei Besprechungen in Unternehmen, dass der Umgang mit elektronischen Rechnungen ganz anders verläuft. Tatsächlich werden diese Rechnungen ganz oft zunächst einmal ausgedruckt und im weiteren Verlauf mit Eingangsstempel versehen, fachlich und sachlich auf Papier geprüft, gebucht und letztendlich zur Zahlung freigegeben. „Wer Email-Rechnungen nur ausdruckt riskiert den Vorsteuerabzug“ weiterlesen

Die „Wolke 7“ für Gründer und Startups – Wieso Cloud-Computing?

Gerade als Existenzgründer, junges Unternehmen oder als Startup ist es wichtig, alle Vorschriften und Normen einzuhalten und alle notwendigen Vorkehrungen für eine optimale Arbeit und Entwicklung festzustellen. Bevor es um die Details geht, sollte also eine gewisse Grundausrüstung an geschäftlichen Softwarelösungen vorhanden sein. Dabei stellt sich die ultimative Frage: Server oder Cloud-Computing?

Was bedeutet Cloud-Computing?
Knapp zusammengefasst beschreibt Cloud-Computing die Bereitstellung von IT-Infrastrukturen.

Hierbei gibt es drei unterschiedliche Formen:

„Die „Wolke 7“ für Gründer und Startups – Wieso Cloud-Computing?“ weiterlesen

DMS für den mobilen Einsatz

michael_belzEin Artikel, der für jeden „Mobile Worker“ interessant sein könnte.

„Durch den DMS-Einsatz und insbesondere durch DocuWare Mobile Plus sind unsere Entscheidungsprozesse sehr viel schneller geworden, da wir auf den Baustellen, im Büro und bei Kundenterminen auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen können. Dadurch können wir mit derselben Mannschaft mehr Projekte abwickeln.“

Michael Belz, Inhaber BelzBau, Bonn

Lesen Sie den gesamten Artikel.

Dokumente ohne Active Import in DocuWare Briefkörbe importieren

Letzte Woche wurde ich mit einem Problem konfrontiert, bei dem die Lösung über Bordmittel bei DocuWare sehr aufwändig gewesen wäre. Es handelt sich dabei um das Abholen von gescannten Dokumenten in DocuWare Briefkörbe im immer noch beliebten Windows Client.
Das Problem stellte sich durch die Anzahl der Benutzer, die jeweils eigene Briefkörbe haben und befüllen können müssen. Die Dokumente werden an Netzwerkscannern gescannt und sollten direkt im Verzeichnis des Briefkorbs landen. DocuWare kann so aber nichts mit dem Dokument anfangen. Der Vorschlag, für jeden der Briefkörbe einen eigenen ActiveImport Job anzulegen oder einen zentralen Benutzer, der alle Briefkörbe durch variable Ziele befüllen kann, wurden vom Kunden nicht akzeptiert – wir reden hier von über 100 Benutzern.

Also habe ich ein kleines Tool programmiert, das in DocuWare vom Benutzer gestartet wird. Es holte die Dateien aus einem Unterveichnis des Briefkorbs ab und importiert diese.