DMS für den mobilen Einsatz

michael_belzEin Artikel, der für jeden „Mobile Worker“ interessant sein könnte.

„Durch den DMS-Einsatz und insbesondere durch DocuWare Mobile Plus sind unsere Entscheidungsprozesse sehr viel schneller geworden, da wir auf den Baustellen, im Büro und bei Kundenterminen auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen können. Dadurch können wir mit derselben Mannschaft mehr Projekte abwickeln.“

Michael Belz, Inhaber BelzBau, Bonn

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Dokumente ohne Active Import in DocuWare Briefkörbe importieren

Letzte Woche wurde ich mit einem Problem konfrontiert, bei dem die Lösung über Bordmittel bei DocuWare sehr aufwändig gewesen wäre. Es handelt sich dabei um das Abholen von gescannten Dokumenten in DocuWare Briefkörbe im immer noch beliebten Windows Client.
Das Problem stellte sich durch die Anzahl der Benutzer, die jeweils eigene Briefkörbe haben und befüllen können müssen. Die Dokumente werden an Netzwerkscannern gescannt und sollten direkt im Verzeichnis des Briefkorbs landen. DocuWare kann so aber nichts mit dem Dokument anfangen. Der Vorschlag, für jeden der Briefkörbe einen eigenen ActiveImport Job anzulegen oder einen zentralen Benutzer, der alle Briefkörbe durch variable Ziele befüllen kann, wurden vom Kunden nicht akzeptiert – wir reden hier von über 100 Benutzern.

Also habe ich ein kleines Tool programmiert, das in DocuWare vom Benutzer gestartet wird. Es holte die Dateien aus einem Unterveichnis des Briefkorbs ab und importiert diese.

DocuWare Ablage unabhängig vom Betriebssystem

Wir arbeiten nun seit einiger Zeit in einem heterogenen Netzwerk. Es gibt Linux im Serverbereich, natürlich Windows für DocuWare und Mac für die Anwender – Betriebssystemunabhängigkeit ist also schon dadurch ein großes Thema für uns. Die Ablage war bisher umständlicher als sie sein muss: Ein ActiveImport Job holt die Dateien aus einem Netzwerkverzeichnis in den Briefkorb. Über einen Windows-Desktop kann man nun die Dokumente ablegen.

Diese Zeiten sind bei uns nun vorbei.

JobRouter Tag bei der Synapsis GmbH

Wenn es um firmeninterne Prozesse geht setzen wir auf JobRouter. Das Programm bietet verschiedenste Module für individuelle Workflows.

Am 17.02.2017 haben wir mit Unterstützung von Vertretern der JobRouter AG unseren sogenannten „JobRouter-Tag“ veranstaltet. Sowohl Kunden, die bereits mit diesem System arbeiten, als auch Interessenten bekamen die Möglichkeit sich den Workflow anzusehen bzw. neue Erweiterungen zu begutachten. Das mitgebrachte Interesse, ein wenig Offenheit und gute Stimmung verhalfen zu einer angenehmen Runde.

Vorträge von der JobRouter AG und der Synapsis GmbH sowie der Austausch zwischen den Kunden und Interessenten führten zu einem gelungenem Tag. Zusätzlich zu den informativen Vorträgen war für unsere Kunden besonders interessant zu erfahren, was andere bereits mit JobRouter im eigenen Unternehmen umgesetzt haben.

Wir freuen uns über die durchweg gute abschließende Bewertung der Teilnehmer.

Was weg kann, muss weg. – Aber welche Dokumente dürfen denn weg?

Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Abhängig vom Dokumententyp sind es 6 oder 10 Jahre, die ein Dokument archiviert sein muss.

Wird z. B. die Bilanz für 2016 am 25.02.2017 aufgestellt, so beginnt die zehnjährige Verjährungsfrist mit Ablauf des 31.12.2017 (oder anders formuliert am 01.01.2018) und endet am 31.12.2027.

Ebenso unterliegen manche Dokumente keiner Aufbewahrungsfrist, sodass sie auch sofort entsorgt werden können. Die 10 Jahre Aufbewahrung sind ein Minimum, jedoch kein Maximum. Wenn unsicher ist, ob ein Dokument noch wichtig sein könnte, kann es natürlich auch länger im Archiv verweilen. Dokumente, die beispielsweise einem schwebenden Verfahren zugehörig sind, sollten sogar länger aufbewahrt werden.

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Keine Ausreden mehr in Sachen „Email-Archivierung“

E-Mail-Archivierung ist eine gesetzlich manifestierte Pflicht. Das sollten die Verantwortlichen in Unternehmen natürlich wissen. Bisher konnte man sich immer noch eventuell mit Übergangsfristen herausreden. Diese enden jedoch mit dem 31.12.2016.

Denn ab dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich.

Viele unserer Kunden setzen schon länger auf „MailStore“.

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Neuer Kollege unterstützt unser Support-Team

Wenn ich mich vorstellen darf:

Florian Wolf, Jahrgang 1997, neu bei Synapsis GmbH seit dem 01. August 2016

In der VergangenheitBewerbungsfoto habe ich bereits sehr unterschiedliche Berufsfelder und Themengebiete kennenlernen dürfen. Stets für mich interessant geblieben ist dabei die Informatik, so dass ich mich mit der Zeit mit Programmier- und Datenbanksprachen vertraut gemacht habe. Mit Synapsis GmbH werde auch ich in ein dynamisches Team integriert, welches mit einer Expertise ihre Kunden zum Erfolg im Dokumentenmanagement oder im Workflow bringt.

Engagiert arbeite ich mich nun auch in dieses Themengebiet ein, damit ich zukünftig unsere Kunden ebenso unterstützen kann wie meine Kollegen.

Schneller Import über DWPlatformService

Um Dokumente in DocuWare zu überführen existieren grundsätzlich mehrere Wege. Eine viel und gerne genutzte Möglichkeit hierzu ist das Import Modul, welches im Rahmen der DesktopApps von DocuWare installiert werden kann. Dieses Modul ermöglicht es, relativ einfach über eine Import-Konfiguration in DocuWare einen lokalen Ordner – z.B. auf einem Client oder Server – zeitgesteuert überwachen zu lassen. Befinden sich Dateien in den Ordnern, die der Konfiguration entsprechen, so werden diese in DocuWare vollautomatisch importiert und innerhalb bestimmter Grenzen sogar eine Indizierung ermöglicht.

Soweit – so gut, jedoch hat das Modul auch seine Nachteile und einer der wesentlichen Nachteile liegt in der Geschwindigkeit. Oft besteht daher die Nachfrage von Kundenseite, ob sich der Vorgang nicht beschleunigen lässt, da die tägliche zu verarbeitende Datenmenge dem Import-Modul in manchen Fällen „schlicht über den Kopf wächst“.

Aufgrund der offensichtlich vorhandenen Nachfrage, ebenso wie aus einem internen Bedarf heraus entstand daher die Idee, eine eigene Entwicklung anzustoßen, die den sinnvollen Ansatz des Moduls weiterverfolgt und falls möglich ausbaut und vor allem die Nachteile ausgleicht.

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DocuWare Web Integrationen mit Klartext-URLs

Wer DocuWare schon einmal in ein Fremdsystem integriert hat, weiß, wie selten eine Base64-Kodierung im Drittsystem zur freien Verfügung steht. Aus diesem Grund haben wir eine Erweiterung für den DocuWare Web Client programmiert, die die Einbindung des Web Clients in vielen Fällen deutlich vereinfacht.

Sobald die DocID, also die intern vergebene eindeutige Dokumentennummer, nicht bekannt ist, benötigt man für die Integration des Web Clients eine Base64-Kodierung. Die Suche nach einer Belegnummer ist also nicht „einfach so“ möglich. Mit unserer Erweiterung könnte Sie wie folgt aussehen:

http://servername/DWWebClient/NTLM/Integration.html?(i)=URLINT&(p)=RLV&BELEGNR=4711

Weitere Informationen finden Sie in unserem Infodokument und bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden.

DocuWare Web Client Integration

Windows-Authentifizierung im Firefox für den DocuWare Web Client freischalten

Um den DocuWare Web Client in Kombination mit der Windows-Authentifizierung zu nutzen, muss dem Mozilla Firefox mitgeteilt werden, dass er die sich am DocuWare Server mit den Benutzerdaten melden darf. Dies geschieht entweder über „about:config“ unter dem Schlüssel „network.automatic-ntlm-auth.trusted-uris“ oder in der Datei „prefs.js“.

Firefox NTLM Settings
Firefox NTLM-Einstellungen

Mit diesem kleinen Skript kann man sich die Arbeit etwas verkürzen. Einfach den Firefox schließen (sonst wird er geschlossen) und auf dem Client ausführen. Natürlich muss vorher noch der korrekte Wert eingetragen werden.

taskkill /IM firefox.exe
cd /D "%APPDATA%MozillaFirefoxProfiles*.default"
echo user_pref("network.automatic-ntlm-auth.trusted-uris", "dwserver,dwserver.mydomain.local")>>prefs.js

Speichert man das Ganze in einer Batchdatei, lässt sich das auch prima über das AD verteilen.