Kunden mit CentralStationCRM und JobRouter per Mail kontaktieren

Unser CRM „CentralStationCRM“ ist eine Cloud-Anwendung. Die Datenbank liegt also in der Cloud und kann nur über eine REST-API angesprochen werden.

Die Ansprache per Mail kann aus verschiedenen Gründen notwendig sein. So müssten beispielsweise bei Patches oder Updates der jeweilige „Admin“ der Kunden informiert werden.

Aber auch bei vertrieblichen Aktionen wie Einladungen zu Schulungen oder Seminaren, besondere Angebote oder Newsletter möchte man schnell und einfach die jeweils richtige Person anschreiben.

Dafür sind die Personen oder Firmen in CentralStationCRM mit sog. Tags versehen. Durch Auswahl z.B. des Tags „Admin“ kann eine Mail mit der Information versendet werden, dass es ein Update des Produktes gibt.

Natürlich geht das auch durch Export einer CSV-Datei.

Wir haben das mit JobRouter gelöst.

In JobRouter kann eine Email geschrieben werden. Die Adressaten werden in einer DropDown-Liste ausgewählt, die die Tags in JobRouter beinhaltet. Hier würde also „Admin“ für das obige Beispiel ausgewählt.

Der Text wird in einem html-Editor geschrieben, so dass Farben, Schriftgrößen oder Bilder genutzt werden können.

Natürlich wird jeder Adressat per Name angesprochen.

Mails können als Vorlagen gespeichert und für eine nächste Mail wieder genutzt werden.

Auch mit dieser Einsatzmöglichkeit des JobRouters kann mal wieder gezeigt werden, wie Vielfältig der JobRouter ist.

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Berichtshefte (IHK) mit JobRouter

Wenn Ihnen JobRouter ein Begriff ist, wissen Sie, welche Vielfalt sich hinter dieser Software-Lösung verbirgt. Beinahe zu unbegrenzte Möglichkeiten, die Ihnen das Arbeiten vereinfachen können, bzw. Arbeitsschritte zeitlich verkürzen, Ihre Workflows digitalisieren. Egal ob Rechnungseingang, Vertragsverwaltung, Kontaktverwaltung, bestimmte Genehmigungsprozesse o. ä.

Wieso aber sollte man diese Vielfalt nicht auch auf nebenbetriebliche Bedürfnisse anwenden können?

Nehmen wir einmal an, Sie haben eine Auszubildende oder einen Auszubildenden. Eines jeden Azubis Aufgabe ist es, ein Berichtsheft zu führen. Da wir auch intern versuchen jeden Prozess, der mindestens 2 Arbeitsplätze betrifft, zu digitalisieren, haben wir uns überlegt, dass das auch auf das Berichtsheft zutreffen kann.

Auf der Startmaske wird zunächst der Name, das Ausbildungsjahr und der Berichts-Zeitraum (Wochenbericht) eingetragen. Danach können zu jedem Tag Einträge gemacht, Notizen hinzugefügt und eine Mitteilung an den Ausbilder geschrieben werden. 

Nach dem Absenden des Schrittes wird mit Hilfe von JobPDF eine Word-Vorlage ausgefüllt und zu PDF konvertiert. Ich kann nun schauen, wie die PDF ausschaut und könnte ggf. noch einmal zurück zur Erstellung. Ansonsten kann ich aber auch diesen Schritt absenden und somit der Ausbilderin oder dem Ausbilder dieses Dokument weiterleiten. Diese Person bekommt ebenfalls das Dokument angezeigt, kann es herunterladen, drucken oder es mit einer Frage zurücksenden.

Das ist eine Idee, wie man JobRouter noch benutzen kann. Welche Idee haben Sie?

Autor: Florian Wolf, Synapsis GmbH

Info-Mails per JobRouter bearbeiten

Immer versuche ich bei Kundengesprächen oder in der Akquisition darauf hinzuweisen, dass man mit JobRouter nicht nur die „großen“ Prozesse wie „Rechnungseingang„, „Urlaubsantrag„, „Investitionsantrag“ usw. erstellen kann, sondern Jobrouter als Digitalisierungsplattform im Unternehmen dazu nutzen kann, auch kleinste Prozesse abzubilden und damit viel Zeit zu gewinnen.

Bei uns im Unternehmen hat mich immer gestört, dass Emails an die Adresse „info@synapsis.de“ letztendlich immer von mehreren Personen bearbeitet bzw. zumindest gesichtet wurden. Es ist ja nun mal eine Adresse, die auch bei Abwesenheit bestimmter Personen von irgend jemanden gelesen werden soll. Leider ist sie aber auch eine übliche Adresse für SPAM.

Mit einem kleinen Prozess können wir das heute umgehen. JobRouter überprüft das Konto „info@synapsis.de“ und erstellt eine Aufgabenliste der erhaltenen Emails. Mehrere können jetzt diese Liste einsehen und direkt die Emails löschen, die zu SPAM gehören.

Sollten Emails aber wichtig sein, können sie sofort einer bestimmten Person oder Gruppe zugeordnet werden und auch archiviert werden.

Wir sparen jetzt bei allen anderen ursprünglichen Adressaten dieser Email-Adresse jeden Tag diese Zeit der Kontrolle. Aus meiner Sicht ein großer Fortschritt.

Autor: Bernd Hüster, Synapsis GmbH

JAVA PlatformServices-API für DocuWare

DocuWare stellt heute als universelle Schnittstelle zur Anbindung der DocuWare-Funktionen an Fremdsoftware die Rest-Schnittstelle „PlatformServices“ zur Verfügung. Für diese Schnittstelle bietet DocuWare selbst eine Programmierumgebung für .NET Programmiersprachen an, die „.NET API“. Diese Programmierumgebung fungiert als Bindeglied zwischen der Rest-Schnittstelle und Anwendungen, die nach eigenen Anforderungen auf .NET-Basis erstellt werden können.

Da uns inzwischen verstärkt Nachfragen nach solchen individuellen Softwarelösungen erreichen, war es für uns naheliegend uns dieses Themas intensiv anzunehmen. Da die von DocuWare selbst angebotene Lösung auf .NET- basiert entsteht hier eine Einschränkung auf Microsoft-Systeme, in denen die Lösungen nutzbar sind.

Da für einen großen Teil unserer Projekte eine solche Beschränkung im Voraus nicht sinnvoll ist, haben wir uns entschieden hier einen anderen Weg zu wählen. Das Ergebnis dieser Überlegungen ist die von uns in Java implementierte PlatformServices-API. Sie stellt einige wesentliche Funktionen – wie z.B. das Importieren und Exportieren von Dokumenten, Änderung von Indexdaten, automatisches Stempeln – der Docuware PlatformServices in einer Java-Umgebung zur Verfügung, sodass diese unkompliziert für plattformunabhängige Softwareprojekte in Java verwendet werden können.

Erweiterungen sind geplant.

Autor: Bjoern Haye, Synapsis GmbH

Dokumente ohne Active Import in DocuWare Briefkörbe importieren

Letzte Woche wurde ich mit einem Problem konfrontiert, bei dem die Lösung über Bordmittel bei DocuWare sehr aufwändig gewesen wäre. Es handelt sich dabei um das Abholen von gescannten Dokumenten in DocuWare Briefkörbe im immer noch beliebten Windows Client.
Das Problem stellte sich durch die Anzahl der Benutzer, die jeweils eigene Briefkörbe haben und befüllen können müssen. Die Dokumente werden an Netzwerkscannern gescannt und sollten direkt im Verzeichnis des Briefkorbs landen. DocuWare kann so aber nichts mit dem Dokument anfangen. Der Vorschlag, für jeden der Briefkörbe einen eigenen ActiveImport Job anzulegen oder einen zentralen Benutzer, der alle Briefkörbe durch variable Ziele befüllen kann, wurden vom Kunden nicht akzeptiert – wir reden hier von über 100 Benutzern.

Also habe ich ein kleines Tool programmiert, das in DocuWare vom Benutzer gestartet wird. Es holte die Dateien aus einem Unterveichnis des Briefkorbs ab und importiert diese.

DocuWare Ablage unabhängig vom Betriebssystem

Wir arbeiten nun seit einiger Zeit in einem heterogenen Netzwerk. Es gibt Linux im Serverbereich, natürlich Windows für DocuWare und Mac für die Anwender – Betriebssystemunabhängigkeit ist also schon dadurch ein großes Thema für uns. Die Ablage war bisher umständlicher als sie sein muss: Ein ActiveImport Job holt die Dateien aus einem Netzwerkverzeichnis in den Briefkorb. Über einen Windows-Desktop kann man nun die Dokumente ablegen.

Diese Zeiten sind bei uns nun vorbei.

JobRouter Tag bei der Synapsis GmbH

Wenn es um firmeninterne Prozesse geht setzen wir auf JobRouter. Das Programm bietet verschiedenste Module für individuelle Workflows.

Am 17.02.2017 haben wir mit Unterstützung von Vertretern der JobRouter AG unseren sogenannten „JobRouter-Tag“ veranstaltet. Sowohl Kunden, die bereits mit diesem System arbeiten, als auch Interessenten bekamen die Möglichkeit sich den Workflow anzusehen bzw. neue Erweiterungen zu begutachten. Das mitgebrachte Interesse, ein wenig Offenheit und gute Stimmung verhalfen zu einer angenehmen Runde.

Vorträge von der JobRouter AG und der Synapsis GmbH sowie der Austausch zwischen den Kunden und Interessenten führten zu einem gelungenem Tag. Zusätzlich zu den informativen Vorträgen war für unsere Kunden besonders interessant zu erfahren, was andere bereits mit JobRouter im eigenen Unternehmen umgesetzt haben.

Wir freuen uns über die durchweg gute abschließende Bewertung der Teilnehmer.

Keine Ausreden mehr in Sachen „Email-Archivierung“

E-Mail-Archivierung ist eine gesetzlich manifestierte Pflicht. Das sollten die Verantwortlichen in Unternehmen natürlich wissen. Bisher konnte man sich immer noch eventuell mit Übergangsfristen herausreden. Diese enden jedoch mit dem 31.12.2016.

Denn ab dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich.

Viele unserer Kunden setzen schon länger auf „MailStore“.

Klicken Sie hier für weitere Informationen!

Neuer Kollege unterstützt unser Support-Team

Wenn ich mich vorstellen darf:

Florian Wolf, Jahrgang 1997, neu bei Synapsis GmbH seit dem 01. August 2016

In der VergangenheitBewerbungsfoto habe ich bereits sehr unterschiedliche Berufsfelder und Themengebiete kennenlernen dürfen. Stets für mich interessant geblieben ist dabei die Informatik, so dass ich mich mit der Zeit mit Programmier- und Datenbanksprachen vertraut gemacht habe. Mit Synapsis GmbH werde auch ich in ein dynamisches Team integriert, welches mit einer Expertise ihre Kunden zum Erfolg im Dokumentenmanagement oder im Workflow bringt.

Engagiert arbeite ich mich nun auch in dieses Themengebiet ein, damit ich zukünftig unsere Kunden ebenso unterstützen kann wie meine Kollegen.

Schneller Import über DWPlatformService

Um Dokumente in DocuWare zu überführen existieren grundsätzlich mehrere Wege. Eine viel und gerne genutzte Möglichkeit hierzu ist das Import Modul, welches im Rahmen der DesktopApps von DocuWare installiert werden kann. Dieses Modul ermöglicht es, relativ einfach über eine Import-Konfiguration in DocuWare einen lokalen Ordner – z.B. auf einem Client oder Server – zeitgesteuert überwachen zu lassen. Befinden sich Dateien in den Ordnern, die der Konfiguration entsprechen, so werden diese in DocuWare vollautomatisch importiert und innerhalb bestimmter Grenzen sogar eine Indizierung ermöglicht.

Soweit – so gut, jedoch hat das Modul auch seine Nachteile und einer der wesentlichen Nachteile liegt in der Geschwindigkeit. Oft besteht daher die Nachfrage von Kundenseite, ob sich der Vorgang nicht beschleunigen lässt, da die tägliche zu verarbeitende Datenmenge dem Import-Modul in manchen Fällen „schlicht über den Kopf wächst“.

Aufgrund der offensichtlich vorhandenen Nachfrage, ebenso wie aus einem internen Bedarf heraus entstand daher die Idee, eine eigene Entwicklung anzustoßen, die den sinnvollen Ansatz des Moduls weiterverfolgt und falls möglich ausbaut und vor allem die Nachteile ausgleicht.

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