Warum Sie eine Email-Adresse wie rechnung@ihredomain.de haben sollten

In dieser Woche haben wir von einem unserer Kunden folgendes erzählt bekommen:

Während einer Steuerprüfung hat der Prüfer bemerkt, dass eine Person an die personalisierte Email-Adresse eine digitale Rechnung geschickt bekommen hat. Aus diesem Umstand heraus argumentierte er das Recht den kompletten Zugriff auf das Email-Konto dieses Mitarbeiters zu bekommen.

Letztendlich hat unser Kunde ihm das Recht eingeräumt, denn wer will schon in dieser Situation den Steuerprüfer gegen sich aufbringen.

Rechtlich will und kann ich hierzu keine Stellung nehmen.

Ein allgemein gültige Email-Adresse im Format „rechnung@ihredomain.de“ kann dem abhelfen.

In den Rechnungseingangsprozessen bei unseren Kunden wird dann übrigens dieses Email-Konto direkt überwacht. Eine neue digitale Rechnung wird dann sofort in den Prozess übernommen, der Kreditor, Rechnungsdatum, Beleg-Nummer sowie die Beträge (Netto – Ust. – Brutto) ausgelesen und der richtigen Abteilung als Aufgabenliste vorgelegt.

DATEV empfiehlt E-Mail-Archivierung mit MailStore

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte setzen größtenteils auf IT-Lösungen der DATEV eG, dem genossenschaftlichen Softwarehaus und IT-Dienstleister dieser Berufssparten. Wir freuen uns deshalb sehr, dass wir Ihnen mit MailStore die ab sofort einzige von der DATEV empfohlene E-Mail-Archivierungslösung am Markt anbieten können.

Im DATEV-Marktplatz wird MailStore Server bereits gelistet und die DATEV rät ihren rund 325.000 Kunden dazu, alle ein- und ausgehenden E-Mails mit der Lösung des Viersener Unternehmens zu archivieren. Durch die neue Partnerschaft soll vor allem das Bewusstsein für die Relevanz einer rechtssicheren E-Mail-Archivierung weiter geschärft werden.

Die Migration auf MailStore ist mit wenigen Schritten möglich: Bestandskunden der bisherigen DATEV-E-Mail-Archivierung lassen sich dank einer eigens bereitgestellten Schnittstelle problemlos umziehen. 

Wir sind seit vielen Jahren MailStore-Partner: Sprechen Sie mit uns!

Quelle: blog.ebertlang.com vom 14.08.2019

JobRouter hilft bei der Umsetzung der DSGVO-Anforderungen

Bei jeder Präsentation oder auch bei Gesprächen mit Kunden versuche ich herauszustellen, dass JobRouter nicht nur für den üblichen „Rechnungseingangsworkflow“ zu nutzen ist, sondern dass sich ganz viele, zum Teil sehr kleine Prozesse damit umsetzen lassen. Auf diese Weise rechnet sich die Investition in Jobrouter immer mehr.

Ein Beispiel?

Die DGSVO stellt uns vor eine Reihe neuer Aufgaben. Zwar ist das „Double-Opt-in“ Verfahren (DOI) schon lange vorgeschrieben, aber es wäre nicht uninteressant, wenn man die verschiedensten Quellen (Anfrage für Unterlagen; Anfrage für Rückruf; Anmeldung für Newsletter usw.) auswertbar in einer Datenbank mit Zweck der Anfrage zur Verfügung hätte. Im Zweifelsfall könnten die Löschfristen davon abhängig sein. „JobRouter hilft bei der Umsetzung der DSGVO-Anforderungen“ weiterlesen