Info-Mails per JobRouter bearbeiten

Immer versuche ich bei Kundengesprächen oder in der Akquisition darauf hinzuweisen, dass man mit JobRouter nicht nur die „großen“ Prozesse wie „Rechnungseingang„, „Urlaubsantrag„, „Investitionsantrag“ usw. erstellen kann, sondern Jobrouter als Digitalisierungsplattform im Unternehmen dazu nutzen kann, auch kleinste Prozesse abzubilden und damit viel Zeit zu gewinnen.

Bei uns im Unternehmen hat mich immer gestört, dass Emails an die Adresse „info@synapsis.de“ letztendlich immer von mehreren Personen bearbeitet bzw. zumindest gesichtet wurden. Es ist ja nun mal eine Adresse, die auch bei Abwesenheit bestimmter Personen von irgend jemanden gelesen werden soll. Leider ist sie aber auch eine übliche Adresse für SPAM.

Mit einem kleinen Prozess können wir das heute umgehen. JobRouter überprüft das Konto „info@synapsis.de“ und erstellt eine Aufgabenliste der erhaltenen Emails. Mehrere können jetzt diese Liste einsehen und direkt die Emails löschen, die zu SPAM gehören.

Sollten Emails aber wichtig sein, können sie sofort einer bestimmten Person oder Gruppe zugeordnet werden und auch archiviert werden.

Wir sparen jetzt bei allen anderen ursprünglichen Adressaten dieser Email-Adresse jeden Tag diese Zeit der Kontrolle. Aus meiner Sicht ein großer Fortschritt.

Autor: Bernd Hüster, Synapsis GmbH

Vertragsmanagement mit JobRouter

Immer öfter werden wir darauf angesprochen, dass die Verwaltung sämtlicher Verträge in einem Unternehmen ein Problem darstellt. Und das Versäumen einer Kündigungsfrist kann teuer werden.

Wichtig kann aber auch sein, dass man sich zwecks Nachver-handlungen beispielsweise 3 Monate vor dem Kündigungszeitraum warnen lassen will.

Mit dem Vertragsmanagement (als fertiges Modul für JobRouter) bieten wir kostengünstig diese und noch mehr Möglichkeiten an.

Das Vertragsmanagement-System umfaßt alle wesentlichen Teilgebiete wie:

  • Vertragscontrolling
  • Vertragsverwaltung
  • Vertragsarchivierung

Egal ob Handy-, Leasing-, Mitarbeiter-, Partner- oder Versicherungsverträge – mit dem Vertragsmanagement für Jobrouter haben Sie alle Verträge und Eckdaten auf einem Blick.

Suchen Sie Verträge, nach Kündigungsdatum sortiert oder setzen Sie einen Vertrag auf „Vormerkung zur Kündigung“.

Alle Konditionen für die nächste Vertragsverhandlung sind unkompliziert innerhalb weniger Sekunden abrufbar, da neben dem Vertrag selber auch Vertragserweiterungen, Korrespondenz oder E-Mail-Verkehr direkt aufrufbar sind.

Zudem sorgen individuelle Schnittstellen für reibungslosen Informationsaustausch mit Ihrem ERP- oder CRM-System.

Konditionen:

Das Modul ist fertig verfügbar, kann und muss aber noch mit Ihrem Archiv-System und eventuell mit ERP- oder CRM-System verbunden werden. Individuelle Anpassungen sind möglich.

Preis: 1.950,00 EUR

Beschreibung per PDF

Einrichtung und Anpassungen werden extra berechnet.

Autor: Bernd Hüster, Synapsis GmbH

JAVA PlatformServices-API für DocuWare

DocuWare stellt heute als universelle Schnittstelle zur Anbindung der DocuWare-Funktionen an Fremdsoftware die Rest-Schnittstelle „PlatformServices“ zur Verfügung. Für diese Schnittstelle bietet DocuWare selbst eine Programmierumgebung für .NET Programmiersprachen an, die „.NET API“. Diese Programmierumgebung fungiert als Bindeglied zwischen der Rest-Schnittstelle und Anwendungen, die nach eigenen Anforderungen auf .NET-Basis erstellt werden können.

Da uns inzwischen verstärkt Nachfragen nach solchen individuellen Softwarelösungen erreichen, war es für uns naheliegend uns dieses Themas intensiv anzunehmen. Da die von DocuWare selbst angebotene Lösung auf .NET- basiert entsteht hier eine Einschränkung auf Microsoft-Systeme, in denen die Lösungen nutzbar sind.

Da für einen großen Teil unserer Projekte eine solche Beschränkung im Voraus nicht sinnvoll ist, haben wir uns entschieden hier einen anderen Weg zu wählen. Das Ergebnis dieser Überlegungen ist die von uns in Java implementierte PlatformServices-API. Sie stellt einige wesentliche Funktionen – wie z.B. das Importieren und Exportieren von Dokumenten, Änderung von Indexdaten, automatisches Stempeln – der Docuware PlatformServices in einer Java-Umgebung zur Verfügung, sodass diese unkompliziert für plattformunabhängige Softwareprojekte in Java verwendet werden können.

Erweiterungen sind geplant.

Autor: Bjoern Haye, Synapsis GmbH

Fertige Module für JobRouter

Wir haben uns entschieden nach und nach fertige Module für JobRouter anzubieten. Der Kunde kennt den Umfang der Lösung und auch den Preis, was ihm Planungssicherheit gibt.

Auch von JobRouter selber gibt es sog. Templates mit Lösungen für ein Ticketsystem oder ein Contract Management.

Klar ist jedoch, dass noch etwas Aufwand entsteht, um die Module in die eigene Umgebung (Anwender, Rechteverwaltung usw.) zu integrieren. Sollen außerdem z.B. Vertragspartner im Vertragsmanagement nicht per Hand eingegeben werden, sondern direkt aus dem eigenen ERP-System gelesen werden, so ist auch das möglich. Anpassungen an eigene Abläufe ebenfalls.

Wir haben mit dem Vertragsmanagement als erstes Standardmodul angefangen. Der Ansatz ist ein wenig anders als das Contract Management – der Kunde hat also die freie Auswahl.

Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!

Autor: Bernd Hüster, Synapsis GmbH

JobRouter hilft bei der Umsetzung der DSGVO-Anforderungen

Bei jeder Präsentation oder auch bei Gesprächen mit Kunden versuche ich herauszustellen, dass JobRouter nicht nur für den üblichen „Rechnungseingangsworkflow“ zu nutzen ist, sondern dass sich ganz viele, zum Teil sehr kleine Prozesse damit umsetzen lassen. Auf diese Weise rechnet sich die Investition in Jobrouter immer mehr.

Ein Beispiel?

Die DGSVO stellt uns vor eine Reihe neuer Aufgaben. Zwar ist das „Double-Opt-in“ Verfahren (DOI) schon lange vorgeschrieben, aber es wäre nicht uninteressant, wenn man die verschiedensten Quellen (Anfrage für Unterlagen; Anfrage für Rückruf; Anmeldung für Newsletter usw.) auswertbar in einer Datenbank mit Zweck der Anfrage zur Verfügung hätte. Im Zweifelsfall könnten die Löschfristen davon abhängig sein. „JobRouter hilft bei der Umsetzung der DSGVO-Anforderungen“ weiterlesen

Dokumente ohne Active Import in DocuWare Briefkörbe importieren

Letzte Woche wurde ich mit einem Problem konfrontiert, bei dem die Lösung über Bordmittel bei DocuWare sehr aufwändig gewesen wäre. Es handelt sich dabei um das Abholen von gescannten Dokumenten in DocuWare Briefkörbe im immer noch beliebten Windows Client.
Das Problem stellte sich durch die Anzahl der Benutzer, die jeweils eigene Briefkörbe haben und befüllen können müssen. Die Dokumente werden an Netzwerkscannern gescannt und sollten direkt im Verzeichnis des Briefkorbs landen. DocuWare kann so aber nichts mit dem Dokument anfangen. Der Vorschlag, für jeden der Briefkörbe einen eigenen ActiveImport Job anzulegen oder einen zentralen Benutzer, der alle Briefkörbe durch variable Ziele befüllen kann, wurden vom Kunden nicht akzeptiert – wir reden hier von über 100 Benutzern.

Also habe ich ein kleines Tool programmiert, das in DocuWare vom Benutzer gestartet wird. Es holte die Dateien aus einem Unterveichnis des Briefkorbs ab und importiert diese.

Schneller Import über DWPlatformService

Um Dokumente in DocuWare zu überführen existieren grundsätzlich mehrere Wege. Eine viel und gerne genutzte Möglichkeit hierzu ist das Import Modul, welches im Rahmen der DesktopApps von DocuWare installiert werden kann. Dieses Modul ermöglicht es, relativ einfach über eine Import-Konfiguration in DocuWare einen lokalen Ordner – z.B. auf einem Client oder Server – zeitgesteuert überwachen zu lassen. Befinden sich Dateien in den Ordnern, die der Konfiguration entsprechen, so werden diese in DocuWare vollautomatisch importiert und innerhalb bestimmter Grenzen sogar eine Indizierung ermöglicht.

Soweit – so gut, jedoch hat das Modul auch seine Nachteile und einer der wesentlichen Nachteile liegt in der Geschwindigkeit. Oft besteht daher die Nachfrage von Kundenseite, ob sich der Vorgang nicht beschleunigen lässt, da die tägliche zu verarbeitende Datenmenge dem Import-Modul in manchen Fällen „schlicht über den Kopf wächst“.

Aufgrund der offensichtlich vorhandenen Nachfrage, ebenso wie aus einem internen Bedarf heraus entstand daher die Idee, eine eigene Entwicklung anzustoßen, die den sinnvollen Ansatz des Moduls weiterverfolgt und falls möglich ausbaut und vor allem die Nachteile ausgleicht.

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