Willkommen auf unserem Blog!

Wir wollen hier Themen ansprechen, die uns im Rahmen unserer Ausrichtung „Prozessoptimierung“ und „Mobiles Büro“ beschäftigen (siehe „Über uns„).

Themen sind also Dokumentenmanagement, Workflow, der sogenannte „Mobile Worker“ u.a. Hierüber wollen wir Informationen oder neue Ideen einbringen oder diskutieren, aber auch auf Ideen oder interessante Artikel von anderen hinweisen.

Hierzu gehören aber auch bestehende und neue gesetzliche Regelungen, die den Bereich „Aufbewahrung“, „Prozessbeschreibungen“ usw. betreffen.

Beispiele sind: Verfahrungsdokumentation, GoBD, EU-Datenschutz-Grundverordnung u.a.

Wir sind selber gespannt, wo uns dieser Blog hinführen wird.

Bernd Hüster
Geschäftsführer

Berichtshefte (IHK) mit JobRouter

Wenn Ihnen JobRouter ein Begriff ist, wissen Sie, welche Vielfalt sich hinter dieser Software-Lösung verbirgt. Beinahe zu unbegrenzte Möglichkeiten, die Ihnen das Arbeiten vereinfachen können, bzw. Arbeitsschritte zeitlich verkürzen, Ihre Workflows digitalisieren. Egal ob Rechnungseingang, Vertragsverwaltung, Kontaktverwaltung, bestimmte Genehmigungsprozesse o. ä.

Wieso aber sollte man diese Vielfalt nicht auch auf nebenbetriebliche Bedürfnisse anwenden können?

Nehmen wir einmal an, Sie haben eine Auszubildende oder einen Auszubildenden. Eines jeden Azubis Aufgabe ist es, ein Berichtsheft zu führen. Da wir auch intern versuchen jeden Prozess, der mindestens 2 Arbeitsplätze betrifft, zu digitalisieren, haben wir uns überlegt, dass das auch auf das Berichtsheft zutreffen kann.

Auf der Startmaske wird zunächst der Name, das Ausbildungsjahr und der Berichts-Zeitraum (Wochenbericht) eingetragen. Danach können zu jedem Tag Einträge gemacht, Notizen hinzugefügt und eine Mitteilung an den Ausbilder geschrieben werden. 

Nach dem Absenden des Schrittes wird mit Hilfe von JobPDF eine Word-Vorlage ausgefüllt und zu PDF konvertiert. Ich kann nun schauen, wie die PDF ausschaut und könnte ggf. noch einmal zurück zur Erstellung. Ansonsten kann ich aber auch diesen Schritt absenden und somit der Ausbilderin oder dem Ausbilder dieses Dokument weiterleiten. Diese Person bekommt ebenfalls das Dokument angezeigt, kann es herunterladen, drucken oder es mit einer Frage zurücksenden.

Das ist eine Idee, wie man JobRouter noch benutzen kann. Welche Idee haben Sie?

Autor: Florian Wolf, Synapsis GmbH

Info-Mails per JobRouter bearbeiten

Immer versuche ich bei Kundengesprächen oder in der Akquisition darauf hinzuweisen, dass man mit JobRouter nicht nur die „großen“ Prozesse wie „Rechnungseingang„, „Urlaubsantrag„, „Investitionsantrag“ usw. erstellen kann, sondern JobRouter als Digitalisierungsplattform im Unternehmen dazu nutzen kann, auch kleinste Prozesse abzubilden und damit viel Zeit zu gewinnen.

Bei uns im Unternehmen hat mich immer gestört, dass Emails an die Adresse „info@synapsis.de“ letztendlich immer von mehreren Personen bearbeitet bzw. zumindest gesichtet wurden. Es ist ja nun mal eine Adresse, die auch bei Abwesenheit bestimmter Personen von irgend jemanden gelesen werden soll. Leider ist sie aber auch eine übliche Adresse für SPAM.

Mit einem kleinen Prozess können wir das heute umgehen. JobRouter überprüft das Konto „info@synapsis.de“ und erstellt eine Aufgabenliste der erhaltenen Emails. Mehrere können jetzt diese Liste einsehen und direkt die Emails löschen, die zu SPAM gehören.

Sollten Emails aber wichtig sein, können sie sofort einer bestimmten Person oder Gruppe zugeordnet werden und auch archiviert werden.

Wir sparen jetzt bei allen anderen ursprünglichen Adressaten dieser Email-Adresse jeden Tag diese Zeit der Kontrolle. Aus meiner Sicht ein großer Fortschritt.

Autor: Bernd Hüster, Synapsis GmbH

Vertragsmanagement mit JobRouter

Immer öfter werden wir darauf angesprochen, dass die Verwaltung sämtlicher Verträge in einem Unternehmen ein Problem darstellt. Und das Versäumen einer Kündigungsfrist kann teuer werden.

Wichtig kann aber auch sein, dass man sich zwecks Nachver-handlungen beispielsweise 3 Monate vor dem Kündigungszeitraum warnen lassen will.

Mit dem Vertragsmanagement (als fertiges Modul für JobRouter) bieten wir kostengünstig diese und noch mehr Möglichkeiten an.

Das Vertragsmanagement-System umfaßt alle wesentlichen Teilgebiete wie:

  • Vertragscontrolling
  • Vertragsverwaltung
  • Vertragsarchivierung

Egal ob Handy-, Leasing-, Mitarbeiter-, Partner- oder Versicherungsverträge – mit dem Vertragsmanagement für Jobrouter haben Sie alle Verträge und Eckdaten auf einem Blick.

Suchen Sie Verträge, nach Kündigungsdatum sortiert oder setzen Sie einen Vertrag auf „Vormerkung zur Kündigung“.

Alle Konditionen für die nächste Vertragsverhandlung sind unkompliziert innerhalb weniger Sekunden abrufbar, da neben dem Vertrag selber auch Vertragserweiterungen, Korrespondenz oder E-Mail-Verkehr direkt aufrufbar sind.

Zudem sorgen individuelle Schnittstellen für reibungslosen Informationsaustausch mit Ihrem ERP- oder CRM-System.

Konditionen:

Das Modul ist fertig verfügbar, kann und muss aber noch mit Ihrem Archiv-System und eventuell mit ERP- oder CRM-System verbunden werden. Individuelle Anpassungen sind möglich.

Preis: 1.950,00 EUR

Beschreibung per PDF

Einrichtung und Anpassungen werden extra berechnet.

Autor: Bernd Hüster, Synapsis GmbH

JAVA PlatformServices-API für DocuWare

DocuWare stellt heute als universelle Schnittstelle zur Anbindung der DocuWare-Funktionen an Fremdsoftware die Rest-Schnittstelle „PlatformServices“ zur Verfügung. Für diese Schnittstelle bietet DocuWare selbst eine Programmierumgebung für .NET Programmiersprachen an, die „.NET API“. Diese Programmierumgebung fungiert als Bindeglied zwischen der Rest-Schnittstelle und Anwendungen, die nach eigenen Anforderungen auf .NET-Basis erstellt werden können.

Da uns inzwischen verstärkt Nachfragen nach solchen individuellen Softwarelösungen erreichen, war es für uns naheliegend uns dieses Themas intensiv anzunehmen. Da die von DocuWare selbst angebotene Lösung auf .NET- basiert entsteht hier eine Einschränkung auf Microsoft-Systeme, in denen die Lösungen nutzbar sind.

Da für einen großen Teil unserer Projekte eine solche Beschränkung im Voraus nicht sinnvoll ist, haben wir uns entschieden hier einen anderen Weg zu wählen. Das Ergebnis dieser Überlegungen ist die von uns in Java implementierte PlatformServices-API. Sie stellt einige wesentliche Funktionen – wie z.B. das Importieren und Exportieren von Dokumenten, Änderung von Indexdaten, automatisches Stempeln – der Docuware PlatformServices in einer Java-Umgebung zur Verfügung, sodass diese unkompliziert für plattformunabhängige Softwareprojekte in Java verwendet werden können.

Erweiterungen sind geplant.

Autor: Bjoern Haye, Synapsis GmbH

Fertige Module für JobRouter

Wir haben uns entschieden nach und nach fertige Module für JobRouter anzubieten. Der Kunde kennt den Umfang der Lösung und auch den Preis, was ihm Planungssicherheit gibt.

Auch von JobRouter selber gibt es sog. Templates mit Lösungen für ein Ticketsystem oder ein Contract Management.

Klar ist jedoch, dass noch etwas Aufwand entsteht, um die Module in die eigene Umgebung (Anwender, Rechteverwaltung usw.) zu integrieren. Sollen außerdem z.B. Vertragspartner im Vertragsmanagement nicht per Hand eingegeben werden, sondern direkt aus dem eigenen ERP-System gelesen werden, so ist auch das möglich. Anpassungen an eigene Abläufe ebenfalls.

Wir haben mit dem Vertragsmanagement als erstes Standardmodul angefangen. Der Ansatz ist ein wenig anders als das Contract Management – der Kunde hat also die freie Auswahl.

Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!

Autor: Bernd Hüster, Synapsis GmbH

JobRouter hilft bei der Umsetzung der DSGVO-Anforderungen

Bei jeder Präsentation oder auch bei Gesprächen mit Kunden versuche ich herauszustellen, dass JobRouter nicht nur für den üblichen „Rechnungseingangsworkflow“ zu nutzen ist, sondern dass sich ganz viele, zum Teil sehr kleine Prozesse damit umsetzen lassen. Auf diese Weise rechnet sich die Investition in Jobrouter immer mehr.

Ein Beispiel?

Die DGSVO stellt uns vor eine Reihe neuer Aufgaben. Zwar ist das „Double-Opt-in“ Verfahren (DOI) schon lange vorgeschrieben, aber es wäre nicht uninteressant, wenn man die verschiedensten Quellen (Anfrage für Unterlagen; Anfrage für Rückruf; Anmeldung für Newsletter usw.) auswertbar in einer Datenbank mit Zweck der Anfrage zur Verfügung hätte. Im Zweifelsfall könnten die Löschfristen davon abhängig sein. „JobRouter hilft bei der Umsetzung der DSGVO-Anforderungen“ weiterlesen

„Freitagsgespräch“ erstmals in Wetzlar

Seit einiger Zeit laden wir unsere Kunden zu einem sogenannten „Freitagsgespräch“ ein, bei dem in lockerer Atmosphäre Themen rund um DocuWare, Jobrouter und MailStore besprochen werden. Es werden dabei keine Themen vorgegeben, sondern diese ergeben sich durch das Gespräch.

Am Freitag den 16. März 2018 waren wir jetzt erstmals in Wetzlar, da in dieser Gegend mehrere Kunden ihren Firmensitz haben.

Netterweise war unser Kunde idea e.V.  bereit, uns einen Besprechungsraum zur Verfügung zu stellen, wofür wir uns bei Herrn Hadem herzlich bedanken.

Laut den Teilnehmern konnte jeder etwas aus dieser Veranstaltung für sich mitnehmen. Weitere Termine sollen folgen.

Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!

Autor: Bernd Hüster, Synapsis GmbH

Wer Email-Rechnungen nur ausdruckt riskiert den Vorsteuerabzug

Spätestens seit dem Steu­er­ver­ein­fa­chungs­ge­setz zum 1.7.2011 ist die Zustellung einer Rechnung per Email auf dem Vormarsch. Vorteile sind für den Rechnungssteller leicht nachvollziehbar, aber auch der Empfänger kann beim richtigen Umgang damit sehr viel Zeit sparen.

Immer wieder höre ich aber bei Besprechungen in Unternehmen, dass der Umgang mit elektronischen Rechnungen ganz anders verläuft. Tatsächlich werden diese Rechnungen ganz oft zunächst einmal ausgedruckt und im weiteren Verlauf mit Eingangsstempel versehen, fachlich und sachlich auf Papier geprüft, gebucht und letztendlich zur Zahlung freigegeben. „Wer Email-Rechnungen nur ausdruckt riskiert den Vorsteuerabzug“ weiterlesen