Die „Wolke 7“ für Gründer und Startups – Wieso Cloud-Computing?

Gerade als Existenzgründer, junges Unternehmen oder als Startup ist es wichtig, alle Vorschriften und Normen einzuhalten und alle notwendigen Vorkehrungen für eine optimale Arbeit und Entwicklung festzustellen. Bevor es um die Details geht, sollte also eine gewisse Grundausrüstung an geschäftlichen Softwarelösungen vorhanden sein. Dabei stellt sich die ultimative Frage: Server oder Cloud-Computing?

Was bedeutet Cloud-Computing?
Knapp zusammengefasst beschreibt Cloud-Computing die Bereitstellung von IT-Infrastrukturen.

Hierbei gibt es drei unterschiedliche Formen:

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DMS für den mobilen Einsatz

michael_belzEin Artikel, der für jeden „Mobile Worker“ interessant sein könnte.

„Durch den DMS-Einsatz und insbesondere durch DocuWare Mobile Plus sind unsere Entscheidungsprozesse sehr viel schneller geworden, da wir auf den Baustellen, im Büro und bei Kundenterminen auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen können. Dadurch können wir mit derselben Mannschaft mehr Projekte abwickeln.“

Michael Belz, Inhaber BelzBau, Bonn

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Dokumente ohne Active Import in DocuWare Briefkörbe importieren

Letzte Woche wurde ich mit einem Problem konfrontiert, bei dem die Lösung über Bordmittel bei DocuWare sehr aufwändig gewesen wäre. Es handelt sich dabei um das Abholen von gescannten Dokumenten in DocuWare Briefkörbe im immer noch beliebten Windows Client.
Das Problem stellte sich durch die Anzahl der Benutzer, die jeweils eigene Briefkörbe haben und befüllen können müssen. Die Dokumente werden an Netzwerkscannern gescannt und sollten direkt im Verzeichnis des Briefkorbs landen. DocuWare kann so aber nichts mit dem Dokument anfangen. Der Vorschlag, für jeden der Briefkörbe einen eigenen ActiveImport Job anzulegen oder einen zentralen Benutzer, der alle Briefkörbe durch variable Ziele befüllen kann, wurden vom Kunden nicht akzeptiert – wir reden hier von über 100 Benutzern.

Also habe ich ein kleines Tool programmiert, das in DocuWare vom Benutzer gestartet wird. Es holte die Dateien aus einem Unterveichnis des Briefkorbs ab und importiert diese.

DocuWare Ablage unabhängig vom Betriebssystem

Wir arbeiten nun seit einiger Zeit in einem heterogenen Netzwerk. Es gibt Linux im Serverbereich, natürlich Windows für DocuWare und Mac für die Anwender – Betriebssystemunabhängigkeit ist also schon dadurch ein großes Thema für uns. Die Ablage war bisher umständlicher als sie sein muss: Ein ActiveImport Job holt die Dateien aus einem Netzwerkverzeichnis in den Briefkorb. Über einen Windows-Desktop kann man nun die Dokumente ablegen.

Diese Zeiten sind bei uns nun vorbei.

Warum auch ein kleines Büro mit einem DMS profitiert

Bereits vor ein paar Jahren ist ein kleineres Unternehmen über unsere Webseite mit folgender Situation an uns herangetreten:

Es handelt sich um ein Bauunternehmen mit ca. 25 Mitarbeitern. Das Büro ist mit einer Mitarbeiterin regelmäßig besetzt, die Ehefrau arbeitet hauptsächlich von zuhause, teilweise aber auch im Büro. Der Geschäftsführer selber ist tagsüber natürlich auf den verschiedenen Baustellen unterwegs, abends werden dann im Büro die notwendigen Arbeiten erledigt. Dazu gehört zum einem das Lesen wichtiger Tagespost, zum anderen müssen Rechnungen gesichtet und dann zur Zahlung freigegeben werden.

Genau diese Zeit im Büro zu später Stunde wollte er minimieren und lud uns zu einer Präsentation ein.

Heute kann er die oben genannten Tätigkeiten abends auf dem Sofa erledigen. Dafür wird die eingehende Post im Büro gescannt und ihm in einem kleinen Workflow als Aufgabe zugeteilt. Das gleiche geschieht mit den Rechnungen. Abends kann er also die Post lesen und als „erledigt“ abstempeln, oder er gibt sie mit einem Kommentar zurück an seine Mitarbeiterin. Rechnungen kann er ebenfalls per digitalem Stempel zur Zahlung freigeben. Sind dafür weitere Informationen wie das zugehörige Angebot oder weitere Korrespondenz notwendig, kann  er sofort im zentralen Dokumentenpool nachsehen.

Es geht also nicht immer um viele Mitarbeiter oder große Mengen an Papier, das verwaltet und bewegt werden soll, sondern Vorteile lassen sich bei wenigen Personen und relativ geringem Papieraufkommen realisieren. Natürlich muss er auch heute noch ins Büro fahren, da sich seine Tätigkeiten als Geschäftsführer schließlich nicht auf die oben genannten Tätigkeiten beschränken. Aber viele Abende kann er heute zuhause verbringen und ausserdem noch das Benzin sparen für den Weg zum Büro.