Rechtssicher unterschreiben im HomeOffice!

Eigentlich geht ja fast alles im HomeOffice (siehe Artikel: Wir sind jetzt auch im HomeOffice ). Es bleibt aber ein Problem, das zwar grundsätzlich existiert, jetzt aber besonders auffällt.

Wie unterschreibt man Verträge, Angebote usw. rechtssicher, ohne sich persönlich zu treffen.

Natürlich kann man diese Dokumente auch mit der Post versenden und nacheinander unterschreiben. Es dauert zwar länger, aber oft ist das bei Verträgen nicht so zeitkritisch.

Was ist aber, wenn ein Angebot in einem Unternehmen von zwei Personen gegengezeichnet werden muss? Da spielt die Zeit schon eher eine Rolle, denn der Kunde will nicht unbedingt mehrere Tage auf ein Angebot warten. Schnell ist der Auftrag an einen anderen vergeben.

Auch bei Personaleinstellungen möchte man möglicherweise schnell eine Unterschrift bekommen, damit der neue Mitarbeiter es sich nicht anders überlegt. Jedem werden sicher viele weitere Gründe einfallen. Und das ist nicht nur bei HomeOffice wichtig.

Mit JobRouter Sign ist eine digitale rechtssichere Unterschrift ganz einfach möglich. In einem kleinen Prozess kann ein fertiges PDF-Dokument an mehrere Unterzeichner gleichzeitig oder hintereinander versendet werden. Dafür muss man lediglich den Namen, die Email-Adresse und die Mobilfunknummer eingeben.

Felder für die Unterschrift werden auf dem PDF-Dokument aufgebracht. Die weitere Verarbeitung übernimmt jetzt NAMIRIAL (www.namirial.com). Das Dokument wird an die Unterzeichner versendet, die dann eine Transaktionnummer auf ihr Handy geschickt bekommen. Nur mit dieser Nummer kann dann entweder der Name eingegeben werden oder auch auf einem Tablet unterschrieben werden. Datum und Uhrzeit als auch die IP-Nummer werden mit der Unterschrift erfasst.

Sie als Initiator des Prozesses bekommen dann noch ein ausführliches Protokoll mit dem unterschriebenen Dokument, das auch als Beweis vor Gericht anerkannt ist.

Rechnungen im HomeOffice freigegeben!

In den letzten Tagen bekomme ich immer wieder am Telefon gesagt, dass man die Rechnung ja nicht vorliegen hätte, da man ja im HomeOffice sitzen würde. Ähnliches bei anderen Dokumenten.

Dabei ist es doch im Grunde genommen doch so einfach, wenn man mit einem Rechnungeingangs-Workflow arbeitet, wie wir sie bei unseren Kunden eingeführt haben.

Und das könnten dann so aussehen:

Papierrechnungen werden gescannt. Dafür muss zumindest alle paar Tage mal eine Person zum Briefkasten gehen. Für Rechnungen per Email wird das entsprechende Postfach vom Prozess überwacht.

Die Rechnungen werden automatisch mit folgenden Werten ausgelesen:
– Kreditorennamen
– Kreditorennummer der Buchhaltung
– Belegnummer
– Belegdatum
– Nettobetrag
– USt.-Betrag
– Bruttobetrag

Die ausgelesenen Rechnungen werden an einem Arbeitsplatz in einer Liste (ähnlich wie neue Emails in Ihrem Mailprogrann) zur Verfügung gestellt. Von da werden sie an die Verantwortlichen Personen verteilt. Die entsprechende Person bekommt die Rechnungen ebenfalls vorgelegt in einer Liste. Optional kann sie auch über eine Email darüber informiert werden.

Je nach dem kann die Rechnung dort schon abgezeichnet werden und der Buchhaltung mit Zahlungsfreigabe vorgelegt werden. Oder es sind noch mehrere Zwischenschritte möglich. Auch eine Betragsgrenze, mit deren Überschreitung nochmals ein Vorgesetzter unterschreiben muss, kann berücksichtigt werden.

Zu jeder Zeit kann der Prozessverantwortliche sehen, an welcher Stelle die Rechnung aktuell „hängt“. Im Zweifelsfall kann sie die Rechnung jemandem anderen (Urlaub, Krankheit) zuweisen oder wieder selbst übernehmen.

Es kann eine Eskalation eingestellt werden, der jeden daran erinnert, dass eine Aktivität im Workflow auf ihn wartet.

Das ganze könnte natürlich auch mit der normalen Eingangspost funktionieren.

In jedem Fall sind die Dokumente – egal ob Rechnung oder Korrespondenz, oder auch Rechnungsausgänge – in einem zentralen, GoBD-konformen Archiv abgelegt und für alle legitimierten Mitarbeiter im Zugriff.

Auch im HomeOffice!

Bernd Hüster, Geschäftsführer

Rechnungen per Email müssen im Original aufbewahrt werden

Da immer mehr mehr Personen aufgrund der Coronakrise im Homeoffice sitzen, ist davon auszugehen, dass Rechnungen immer öfter per Email gesendet werden. Zumindest haben das schon ein paar Lieferanten uns gegenüber kommuniziert.

Wir sind darauf eingestellt und bei uns gibt es schon lange eine spezielle Email-Adresse für Eingangsrechnungen. Geht eine neue Rechnung ein, übernimmt ein JobRouter-Prozess diese Rechnung, erkennt den Lieferanten, das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, den Netto-, USt.- und Bruttobetrag und liest aus unseren Datenbanken (ERP) sogar unsere Kreditorennummer für die Buchhaltung heraus. Zugleich wird die Rechnung als Original-Datei im Archiv abgelegt und für die Weiterbearbeitung dem nächsten Mitarbeiter vorgelegt.

Um die Rechnungen, die per Post reinkommen, in den gleichen Prozess zu bekommen, müssen sie natürlich gescannt werden. Aber dann läuft alles gleich.

Wir können das natürlich auf für Ihr Unternehmen umsetzen. Und all das geht – wenn man dies möchte – auch in der Cloud und über einen Browser. Eine Installation in Ihrem Haus ist nicht notwendig.

Aber Achtung: Die Email-Rechnungen müssen als Datei (PDF) aufbewahrt werden. Bei Ausdrucken und ohne die PDF droht der Verlust des Vorsteuerabzuges für eben diese Rechnungen.

Bernd Hüster, Geschäftsführer

Wir sind jetzt auch im HomeOffice

Als Unternehmen gehen wir verantwortungsvoll mit dem Coronavirus um und möchten unsere Mitarbeiter sowie deren Angehörige und natürlich unsere Kunden vor einer möglichen Ansteckung schützen.

Darum haben wir uns gestern (17.03.2020) dafür entschieden bis auf Weiteres im Homeoffice arbeiten. Alle geplanten Termine und Besprechungen werden wir stattdessen telefonisch oder online durchführen.

Für unsere Kunden ändert sich dadurch nichts. Wir als Synapsis leben Digitalisierung schon lange. Alle unsere Systeme sind in der Cloud oder „private Cloud“. Das ist natürlich relativ einfach für ein ERP oder CRM.

Interessanter wird es beim der Telefonanlage. Aber auch diese ist in der Cloud und so sind wir ganz normal unter unserer üblichen Durchwahl zu erreichen. Wir untereinander können uns unter der Kurznummer (Durchwahl) anrufen oder eben auch Anrufe vermitteln.

Um untereinander gemeinsam an etwas zu arbeiten oder zu entwickeln, wofür ein Bildschirm sinnvollerweise geteilt werden sollte, setzen wir ebenfalls ein Cloudsystem (Zoom) ein. Hierüber können wir auch nach wie vor Besprechungen oder Workshops mit Kunden machen, ohne dass eine Ansteckungsgefahr besteht. Das geht auch mit Video Angesicht zu Angesicht.

Zur internen Kommunikation setzen wir auf Slack.

Die Kür ist aber, dass wir mit den Systemen DocuWare und JobRouter auf alle Dokumente (Verträge, Briefe, Rechnungen usw.) zugreifen können. Prozesse wie Rechnungsprüfungen, Vertragsüberwachungen oder auch Urlaubsanträge unterscheiden sich nicht gegenüber einem gemeinsamen Büro.

Alles geht also weiter. Eins kann Digitalisierung wie hier beschrieben aber nicht erreichen – das nette Gespräch im direkten Gegenüber bei einer Tasse Kaffee zwischendurch.

Bernd Hüster, Geschäftsführer

Kunden mit CentralStationCRM und JobRouter per Mail kontaktieren

Unser CRM „CentralStationCRM“ ist eine Cloud-Anwendung. Die Datenbank liegt also in der Cloud und kann nur über eine REST-API angesprochen werden.

Die Ansprache per Mail kann aus verschiedenen Gründen notwendig sein. So müssten beispielsweise bei Patches oder Updates der jeweilige „Admin“ der Kunden informiert werden.

Aber auch bei vertrieblichen Aktionen wie Einladungen zu Schulungen oder Seminaren, besondere Angebote oder Newsletter möchte man schnell und einfach die jeweils richtige Person anschreiben.

Dafür sind die Personen oder Firmen in CentralStationCRM mit sog. Tags versehen. Durch Auswahl z.B. des Tags „Admin“ kann eine Mail mit der Information versendet werden, dass es ein Update des Produktes gibt.

Natürlich geht das auch durch Export einer CSV-Datei.

Wir haben das mit JobRouter gelöst.

In JobRouter kann eine Email geschrieben werden. Die Adressaten werden in einer DropDown-Liste ausgewählt, die die Tags in JobRouter beinhaltet. Hier würde also „Admin“ für das obige Beispiel ausgewählt.

Der Text wird in einem html-Editor geschrieben, so dass Farben, Schriftgrößen oder Bilder genutzt werden können.

Natürlich wird jeder Adressat per Name angesprochen.

Mails können als Vorlagen gespeichert und für eine nächste Mail wieder genutzt werden.

Auch mit dieser Einsatzmöglichkeit des JobRouters kann mal wieder gezeigt werden, wie Vielfältig der JobRouter ist.

PS: Auch unsere Abonennten dieses Blogs werden so über einen neuen Artikel informiert.

Melden Sie sich doch auch über unsere Kontaktseite an!

Warum Sie eine Email-Adresse wie rechnung@ihredomain.de haben sollten

In dieser Woche haben wir von einem unserer Kunden folgendes erzählt bekommen:

Während einer Steuerprüfung hat der Prüfer bemerkt, dass eine Person an die personalisierte Email-Adresse eine digitale Rechnung geschickt bekommen hat. Aus diesem Umstand heraus argumentierte er das Recht den kompletten Zugriff auf das Email-Konto dieses Mitarbeiters zu bekommen.

Letztendlich hat unser Kunde ihm das Recht eingeräumt, denn wer will schon in dieser Situation den Steuerprüfer gegen sich aufbringen.

Rechtlich will und kann ich hierzu keine Stellung nehmen.

Ein allgemein gültige Email-Adresse im Format „rechnung@ihredomain.de“ kann dem abhelfen.

In den Rechnungseingangsprozessen bei unseren Kunden wird dann übrigens dieses Email-Konto direkt überwacht. Eine neue digitale Rechnung wird dann sofort in den Prozess übernommen, der Kreditor, Rechnungsdatum, Beleg-Nummer sowie die Beträge (Netto – Ust. – Brutto) ausgelesen und der richtigen Abteilung als Aufgabenliste vorgelegt.

Berichtshefte (IHK) mit JobRouter

Wenn Ihnen JobRouter ein Begriff ist, wissen Sie, welche Vielfalt sich hinter dieser Software-Lösung verbirgt. Beinahe zu unbegrenzte Möglichkeiten, die Ihnen das Arbeiten vereinfachen können, bzw. Arbeitsschritte zeitlich verkürzen, Ihre Workflows digitalisieren. Egal ob Rechnungseingang, Vertragsverwaltung, Kontaktverwaltung, bestimmte Genehmigungsprozesse o. ä.

Wieso aber sollte man diese Vielfalt nicht auch auf nebenbetriebliche Bedürfnisse anwenden können?

Nehmen wir einmal an, Sie haben eine Auszubildende oder einen Auszubildenden. Eines jeden Azubis Aufgabe ist es, ein Berichtsheft zu führen. Da wir auch intern versuchen jeden Prozess, der mindestens 2 Arbeitsplätze betrifft, zu digitalisieren, haben wir uns überlegt, dass das auch auf das Berichtsheft zutreffen kann.

Auf der Startmaske wird zunächst der Name, das Ausbildungsjahr und der Berichts-Zeitraum (Wochenbericht) eingetragen. Danach können zu jedem Tag Einträge gemacht, Notizen hinzugefügt und eine Mitteilung an den Ausbilder geschrieben werden. 

Nach dem Absenden des Schrittes wird mit Hilfe von JobPDF eine Word-Vorlage ausgefüllt und zu PDF konvertiert. Ich kann nun schauen, wie die PDF ausschaut und könnte ggf. noch einmal zurück zur Erstellung. Ansonsten kann ich aber auch diesen Schritt absenden und somit der Ausbilderin oder dem Ausbilder dieses Dokument weiterleiten. Diese Person bekommt ebenfalls das Dokument angezeigt, kann es herunterladen, drucken oder es mit einer Frage zurücksenden.

Das ist eine Idee, wie man JobRouter noch benutzen kann. Welche Idee haben Sie?

Autor: Florian Wolf, Synapsis GmbH

Info-Mails per JobRouter bearbeiten

Immer versuche ich bei Kundengesprächen oder in der Akquisition darauf hinzuweisen, dass man mit JobRouter nicht nur die „großen“ Prozesse wie „Rechnungseingang„, „Urlaubsantrag„, „Investitionsantrag“ usw. erstellen kann, sondern Jobrouter als Digitalisierungsplattform im Unternehmen dazu nutzen kann, auch kleinste Prozesse abzubilden und damit viel Zeit zu gewinnen.

Bei uns im Unternehmen hat mich immer gestört, dass Emails an die Adresse „info@synapsis.de“ letztendlich immer von mehreren Personen bearbeitet bzw. zumindest gesichtet wurden. Es ist ja nun mal eine Adresse, die auch bei Abwesenheit bestimmter Personen von irgend jemanden gelesen werden soll. Leider ist sie aber auch eine übliche Adresse für SPAM.

Mit einem kleinen Prozess können wir das heute umgehen. JobRouter überprüft das Konto „info@synapsis.de“ und erstellt eine Aufgabenliste der erhaltenen Emails. Mehrere können jetzt diese Liste einsehen und direkt die Emails löschen, die zu SPAM gehören.

Sollten Emails aber wichtig sein, können sie sofort einer bestimmten Person oder Gruppe zugeordnet werden und auch archiviert werden.

Wir sparen jetzt bei allen anderen ursprünglichen Adressaten dieser Email-Adresse jeden Tag diese Zeit der Kontrolle. Aus meiner Sicht ein großer Fortschritt.

Autor: Bernd Hüster, Synapsis GmbH