Die E-Rechnungspflicht, die ab 2025 in Deutschland eingeführt wird, bringt einige wichtige Änderungen für Unternehmen mit sich. Hier sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
- Formatanforderungen: Ab 2025 müssen elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das den europäischen Rechnungsstandard EN 16931 erfüllt. Dies ermöglicht die elektronische Verarbeitung der Rechnungen.
- Geltungsbereich: Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft nur Inlandsumsätze zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland (B2B). Rechnungen unter 250 Euro und Verkäufe von Fahrausweisen sind von dieser Pflicht befreit.
- Übergangsphase: Die Umsetzung erfolgt schrittweise. Ab Januar 2025 müssen B2B-Empfänger E-Rechnungen akzeptieren. Zwischen Januar 2025 und Dezember 2025 können auch andere elektronische Formate als XRechnung oder ZUGFeRD 2.x verwendet werden. Papierrechnungen sind ebenfalls noch erlaubt. Ab Januar 2026 sind nur noch E-Rechnungen zulässig, und bis Ende 2027 sind auch andere Formate als EN 16931 erlaubt. Ab Januar 2028 müssen alle E-Rechnungen den EN 16931-Standard erfüllen.
Warum PDFs keine E-Rechnungen sind
PDFs sind keine E-Rechnungen, da sie als nicht-strukturierte Dokumente betrachtet werden. E-Rechnungen erfordern, dass die Rechnungsdaten als strukturierter Datensatz übermittelt werden, der von Software automatisch verarbeitet werden kann. PDF-Rechnungen erfordern hingegen oft manuelle Übertragung in Buchführungssoftware oder OCR-Systeme.
Vorteile der E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht kann für Unternehmen viele Vorteile bringen, darunter:
- Effiziente Arbeitsabläufe und Automatisierung
- Kürzere Durchlaufzeiten und schnellere Rechnungsbegleichung
- Digitalisierte Prozesse und Vereinheitlichung der Rechnungsformate
- Schneller Zugriff auf Rechnungsdaten und revisionssichere Archivierung
- Kostenersparnis für Papier, Druck und Porto
- Umweltschonung durch weniger Papierverbrauch
- Reduzierung von Fehlern durch automatisierte Prüfungen
Tipps für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht
- Planung und Vorbereitung frühzeitig beginnen
- Rechtskonforme Formate wie ZUGFeRD und XRechnung nutzen
- Interne Prozesse analysieren und anpassen
- Technische Voraussetzungen schaffen, z.B., die Auswahl der richtigen E-Rechnungs-Software
- Mitarbeiter schulen und informieren
- Kommunikation mit Geschäftspartnern über die Umstellung
- Laufende Überwachung und Anpassung der Prozesse
JobRouter® als Lösungsweg: JobRouter® ist eine Digitalisierungsplattform, die Unternehmen bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht unterstützen kann. Sie bietet eine Workflow-Engine, Dokumentenmanagement, Datenmanagement und die Integration verschiedener Formate und ERP-Systeme. Mit JobRouter® können Unternehmen den gesamten Prozess von der Erfassung bis zur Archivierung und Berichterstattung elektronischer Rechnungen abwickeln.
Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung, kann aber viele Vorteile für Unternehmen bringen, einschließlich effizienterer Prozesse und Kosteneinsparungen.
Bernd Hüster, Geschäftsführer
Erftstadt, 2. Februar 2024
