Warum auch ein kleines Büro mit einem DMS profitiert

Bereits vor ein paar Jahren ist ein kleineres Unternehmen über unsere Webseite mit folgender Situation an uns herangetreten:

Es handelt sich um ein Bauunternehmen mit ca. 25 Mitarbeitern. Das Büro ist mit einer Mitarbeiterin regelmäßig besetzt, die Ehefrau arbeitet hauptsächlich von zuhause, teilweise aber auch im Büro. Der Geschäftsführer selber ist tagsüber natürlich auf den verschiedenen Baustellen unterwegs, abends werden dann im Büro die notwendigen Arbeiten erledigt. Dazu gehört zum einem das Lesen wichtiger Tagespost, zum anderen müssen Rechnungen gesichtet und dann zur Zahlung freigegeben werden.

Genau diese Zeit im Büro zu später Stunde wollte er minimieren und lud uns zu einer Präsentation ein.

Heute kann er die oben genannten Tätigkeiten abends auf dem Sofa erledigen. Dafür wird die eingehende Post im Büro gescannt und ihm in einem kleinen Workflow als Aufgabe zugeteilt. Das gleiche geschieht mit den Rechnungen. Abends kann er also die Post lesen und als „erledigt“ abstempeln, oder er gibt sie mit einem Kommentar zurück an seine Mitarbeiterin. Rechnungen kann er ebenfalls per digitalem Stempel zur Zahlung freigeben. Sind dafür weitere Informationen wie das zugehörige Angebot oder weitere Korrespondenz notwendig, kann  er sofort im zentralen Dokumentenpool nachsehen.

Es geht also nicht immer um viele Mitarbeiter oder große Mengen an Papier, das verwaltet und bewegt werden soll, sondern Vorteile lassen sich bei wenigen Personen und relativ geringem Papieraufkommen realisieren. Natürlich muss er auch heute noch ins Büro fahren, da sich seine Tätigkeiten als Geschäftsführer schließlich nicht auf die oben genannten Tätigkeiten beschränken. Aber viele Abende kann er heute zuhause verbringen und ausserdem noch das Benzin sparen für den Weg zum Büro.