DocuWare Web Integrationen mit Klartext-URLs

Wer DocuWare schon einmal in ein Fremdsystem integriert hat, weiß, wie selten eine Base64-Kodierung im Drittsystem zur freien Verfügung steht. Aus diesem Grund haben wir eine Erweiterung für den DocuWare Web Client programmiert, die die Einbindung des Web Clients in vielen Fällen deutlich vereinfacht.

Sobald die DocID, also die intern vergebene eindeutige Dokumentennummer, nicht bekannt ist, benötigt man für die Integration des Web Clients eine Base64-Kodierung. Die Suche nach einer Belegnummer ist also nicht „einfach so“ möglich. Mit unserer Erweiterung könnte Sie wie folgt aussehen:

http://servername/DWWebClient/NTLM/Integration.html?(i)=URLINT&(p)=RLV&BELEGNR=4711

Weitere Informationen finden Sie in unserem Infodokument und bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden.

DocuWare Web Client Integration

Windows-Authentifizierung im Firefox für den DocuWare Web Client freischalten

Um den DocuWare Web Client in Kombination mit der Windows-Authentifizierung zu nutzen, muss dem Mozilla Firefox mitgeteilt werden, dass er die sich am DocuWare Server mit den Benutzerdaten melden darf. Dies geschieht entweder über „about:config“ unter dem Schlüssel „network.automatic-ntlm-auth.trusted-uris“ oder in der Datei „prefs.js“.

Firefox NTLM Settings
Firefox NTLM-Einstellungen

Mit diesem kleinen Skript kann man sich die Arbeit etwas verkürzen. Einfach den Firefox schließen (sonst wird er geschlossen) und auf dem Client ausführen. Natürlich muss vorher noch der korrekte Wert eingetragen werden.

taskkill /IM firefox.exe
cd /D "%APPDATA%MozillaFirefoxProfiles*.default"
echo user_pref("network.automatic-ntlm-auth.trusted-uris", "dwserver,dwserver.mydomain.local")>>prefs.js

Speichert man das Ganze in einer Batchdatei, lässt sich das auch prima über das AD verteilen.

DocuWare Integrationen mit Java erstellen

Jeder Entwickler, der sich mit DocuWare beschäftigt, weiß, wie nahe sich DocuWare und .Net stehen. Java Entwickler haben zwar die Möglichkeit über die Japi die Web Services des Systems zu nutzen, allerdings bleiben damit einige Möglichkeiten verborgen. Doch gerade im Bezug auf Betriebssystemunabhängigkeit hat Java ja so seine Vorteile. Und sobald wir über andere Betriebssysteme (wir setzen intern hauptsächlich Apple MacBooks mit OSX ein) und DocuWare reden, kommt der Web Client ins Spiel. Dieser lässt sich über die URL-Integrationen sehr flexibel in jede Anwendung integrieren, die einen Browser aufrufen oder eine Webseite integrieren kann – und natürlich Webanwendungen selbst. Das Problem liegt dabei eher in der Erstellung der URL.

Wir haben eine Java-Bibliothek entwickelt, die die Erstellung einer solchen URL kapselt. Gerade in einem Umfeld, wo URLs dynamisch erzeugt werden müssen, kann eine solche Bibliothek von großer Hilfe sein, da man sich nicht mehr um die einzelne Kodierung mit Base64 oder den Parameternamen kümmern muss.

/**
 * Test the DocuWare URL Integration Library
 * @author winkels
 * Imports left out, just a demo ;-)
 */
public class QueryDemo {

	public static void main(String[] args) {
		// set docuware server connection
		IntegrationURL url = UrlFactoryImpl.eINSTANCE.createIntegrationURL();
		url.setHost("dwserver.mycompany.com");
		url.setPort(8443);
		url.setPath("DWWebClient");
		url.setProtocol(Protocol.HTTPS);

		// set the integration to use
		Integration integration = UrlFactoryImpl.eINSTANCE.createIntegration();
		integration.setIntegrationId("MyIntegrationID");

		// set user credentials
		DocuWareLogin login = UrlFactoryImpl.eINSTANCE.createDocuWareLogin();
		login.setUser("mydwuser");
		login.setPassword("verysecretpassword");

		// create a query
		Query query = UrlFactoryImpl.eINSTANCE.createQuery();
		Condition condition = UrlFactoryImpl.eINSTANCE.createTextCondition();
		condition.setField("ADRESS_NAME");
		condition.setValue("MyClient *");
		query.getConditions().add(condition);

		// set the result type
		ResultType type = UrlFactoryImpl.eINSTANCE.createResultType();
		type.setType(Type.RESULTLISTVIEWER);

		// add the parameters to the url
		url.getParameters().add(integration);
		url.getParameters().add(login);
		url.getParameters().add(query);
		url.getParameters().add(type);

		// get the result
		System.out.println(url.getUrlString());
		// https://dwserver.mycompany.com:8443/DWWebClient/Integration.aspx?i=MyIntegrationID&lc=VXNlcj1teWR3dXNlclxuUHdkPXZlcnlzZWNyZXRwYXNzd29yZA&q=W0FEUkVTU19OQU1FXSBMSUtFICJNeUNsaWVudCAqIg&p=RLV
	}
}

Bei Fragen zu dieser Bibliothek, schicken Sie uns einfach eine mail an info@synapsis.de.

Warum auch ein kleines Büro mit einem DMS profitiert

Bereits vor ein paar Jahren ist ein kleineres Unternehmen über unsere Webseite mit folgender Situation an uns herangetreten:

Es handelt sich um ein Bauunternehmen mit ca. 25 Mitarbeitern. Das Büro ist mit einer Mitarbeiterin regelmäßig besetzt, die Ehefrau arbeitet hauptsächlich von zuhause, teilweise aber auch im Büro. Der Geschäftsführer selber ist tagsüber natürlich auf den verschiedenen Baustellen unterwegs, abends werden dann im Büro die notwendigen Arbeiten erledigt. Dazu gehört zum einem das Lesen wichtiger Tagespost, zum anderen müssen Rechnungen gesichtet und dann zur Zahlung freigegeben werden.

Genau diese Zeit im Büro zu später Stunde wollte er minimieren und lud uns zu einer Präsentation ein.

Heute kann er die oben genannten Tätigkeiten abends auf dem Sofa erledigen. Dafür wird die eingehende Post im Büro gescannt und ihm in einem kleinen Workflow als Aufgabe zugeteilt. Das gleiche geschieht mit den Rechnungen. Abends kann er also die Post lesen und als „erledigt“ abstempeln, oder er gibt sie mit einem Kommentar zurück an seine Mitarbeiterin. Rechnungen kann er ebenfalls per digitalem Stempel zur Zahlung freigeben. Sind dafür weitere Informationen wie das zugehörige Angebot oder weitere Korrespondenz notwendig, kann  er sofort im zentralen Dokumentenpool nachsehen.

Es geht also nicht immer um viele Mitarbeiter oder große Mengen an Papier, das verwaltet und bewegt werden soll, sondern Vorteile lassen sich bei wenigen Personen und relativ geringem Papieraufkommen realisieren. Natürlich muss er auch heute noch ins Büro fahren, da sich seine Tätigkeiten als Geschäftsführer schließlich nicht auf die oben genannten Tätigkeiten beschränken. Aber viele Abende kann er heute zuhause verbringen und ausserdem noch das Benzin sparen für den Weg zum Büro.

Anforderungen eines Unternehmers an neue Software

In dieser Woche war ich auf einer Vertriebspartner-Veranstaltung der Firma United Planet, dem Hersteller der Portalsoftware INTREXX.

Auf dieser Veranstaltung hat ein Kunde von INTREXX dargestellt, was seine Anforderungen an ein neu einzuführendes System waren. Die Portalsoftware bietet recht interessante Lösungen für Bereiche wie ERP, CRM, Projektmanagement und ähnliches, ohne dass es Anspruch erhebt, den Umfang von Systemen bekannter Anbieter zu ersetzen.

Bisher waren aber solche Einzellösungen in dem Haus installiert. Da er viele Aussendienst-Mitarbeiter und Heimarbeitsplätze hat, sollten diese Einzelkomponenten ersetzt werden. Folgende Anforderungen wurden also formuliert:

  • Alle Anwendungen müssen über einen Browser bedienbar sein.
  • Es muss vom Betriebssystem unabhängig funktionieren.
  • Smartphones und Tablet-Systeme müssen eingebunden werden können.
  • Es sollte ein Mac-Server als interner Server genutzt werden.

Es geht mir hier weniger darum, ob oder wie gut er seine Anforderungen für sein CRM oder ERP lösen konnte, sondern darum wie wichtig ihm war, dass ein bestimmter Browser oder ein bestimmtes Betriebssystem nicht erforderlich sein darf. Obwohl in seinem Unternehmen die grundsätzliche Entscheidung für APPLE gefallen ist, muss es auch in Zukunft möglich sein, andere Systeme – eventuell von freien Mitarbeitern – einzusetzen.

Meine Meinung ist, dass viele kleinere Unternehmen oder Unternehmen, die sich in Gründung befinden, genau diese Überlegungen anstellen, um langfristig mit der IT unabhängig zu sein. Cloud-Angebote müssen das im Prinzip auch leisten. Und ich glaube, dass mit Systemen wie „Chrome OS“ sowohl Softwarehersteller als auch -anbieter bald umdenken müssen.

Intrexx ermöglicht die mobile Erfassung von Fahrstunden und somit eine schnellere Abrechnung

Die Fahrschule Achim Eich aus Erftstadt ist seit Jahren eine beliebte Adresse bei Jugendlichen. Mit ihren Filialen erreicht sie ein großes Einzugsgebiet im ländlichen Raum.

Anforderungen

Bis 2010 wurden die geleisteten Fahrstunden von den Fahrlehrern in einem Protokollblatt eingetragen. Erst, wenn der Fahrlehrer zurück in der Filiale war, konnten die Daten in das System eingegeben und anschließend abgerechnet werden. Da die Fahrlehrer jedoch nicht jeden Tag in die entsprechende Filiale kommen, wurden die Abrechnungsdaten nur unregelmäßig abgegeben, wodurch es immer wieder zu Verzögerungen bei der Abrechnung kam. Um diesen genauso langwierigen wie umständlichen Prozess zu vereinfachen, suchte man nach einer Software-Lösung, welche die mobile Erfassung der Fahrstunden ermöglichen sollte.

Lösung

Es wurde sich dafür entschieden diese Anforderung mit Intrexx umzusetzen, da damit die Erstellung mobiler Anwendungen sehr schnell und ohne großen Programmieraufwand möglich ist. Innerhalb kurzer Zeit konnten wir eine Lösung erstellen, die den Prozess spürbar beschleunigt: Nun können die Fahrlehrer ihre Stunden mit ihrem Mobiltelefon sofort nach der Fahrstunde erfassen und direkt mobil an das System übermitteln. Dabei kann jede Fahrstunde gleich auch dem entsprechenden Fahrschüler zugeordnet werden. Der Fahrlehrer muss hierzu nicht mehr extra die Filiale anfahren.

Dadurch können die Rechnungen nun zeitnah geschrieben werden, was im Endeffekt zu schnelleren Einnahmen führt. Da die Handhabung des Systems intuitiv möglich ist, war keinerlei Schulungsaufwand für die Fahrlehrer notwendig.

Nutzen

  • Schnellere und einfachere Abläufe
  • Zeitnahe Rechnungsstellung
  • Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff
  • Einsparung von Wegen
  • Intuitive Bedienung
  • Kostenbewusste Lösung

Willkommen auf unserem Blog!

Wir wollen hier Themen ansprechen, die uns im Rahmen unserer Ausrichtung „Prozessoptimierung“ und „Mobiles Büro“ beschäftigen (siehe „Über uns„).

Themen sind also Dokumentenmanagement, Workflow, der sogenannte „Mobile Worker“ u.a. Hierüber wollen wir Informationen oder neue Ideen einbringen oder diskutieren, aber auch auf Ideen oder interessante Artikel von anderen hinweisen.

Hierzu gehören aber auch bestehende und neue gesetzliche Regelungen, die den Bereich „Aufbewahrung“, „Prozessbeschreibungen“ usw. betreffen.

Beispiele sind: Verfahrungsdokumentation, GoBD, EU-Datenschutz-Grundverordnung u.a.

Wir sind selber gespannt, wo uns dieser Blog hinführen wird.

Bernd Hüster
Geschäftsführer

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