Um Dokumente in DocuWare zu überführen existieren grundsätzlich mehrere Wege. Eine viel und gerne genutzte Möglichkeit hierzu ist das Import Modul, welches im Rahmen der DesktopApps von DocuWare installiert werden kann. Dieses Modul ermöglicht es, relativ einfach über eine Import-Konfiguration in DocuWare einen lokalen Ordner – z.B. auf einem Client oder Server – zeitgesteuert überwachen zu lassen. Befinden sich Dateien in den Ordnern, die der Konfiguration entsprechen, so werden diese in DocuWare vollautomatisch importiert und innerhalb bestimmter Grenzen sogar eine Indizierung ermöglicht.
Soweit – so gut, jedoch hat das Modul auch seine Nachteile und einer der wesentlichen Nachteile liegt in der Geschwindigkeit. Oft besteht daher die Nachfrage von Kundenseite, ob sich der Vorgang nicht beschleunigen lässt, da die tägliche zu verarbeitende Datenmenge dem Import-Modul in manchen Fällen „schlicht über den Kopf wächst“.
Aufgrund der offensichtlich vorhandenen Nachfrage, ebenso wie aus einem internen Bedarf heraus entstand daher die Idee, eine eigene Entwicklung anzustoßen, die den sinnvollen Ansatz des Moduls weiterverfolgt und falls möglich ausbaut und vor allem die Nachteile ausgleicht.
Am Ende dieser Entwicklung steht schließlich eine Anwendung zur Verfügung, die an vielen Stellen beides geschafft hat. Gegenüber dem originären Import ist der DWPlatformServiceImportClient in der Lage ein Vielfaches an Dokumenten in der gleichen Zeit in DocuWare zu archivieren, was den primären wünschen unserer Kunden an dieser Stelle entgegenkommt.
Aber damit nicht genug. Verbesserung gibt es ebenfalls im Bereich der Stabilität, da die Software ohne den Umweg über den DesktopService auskommt und ein direkte Kommunikation über die Platform Services von DocuWare aufbaut. Zusätzlich lässt sich die Zeitsteuerung der Jobs im Vergleich zum Import-Modul wesentlich präziser anpassen, sodass man auch sehr speziellen Anforderungen gerecht werden kann. Gleiches gilt für das Logging der Jobs.
Interessant ist die Software auch insbesondere für Kunden von DocuWare Online. Klassisch läuft eine Indizierung von Dokumenten oft mit Hilfe von AutoIndex-Workflows, also dem Auslesen von Index-Werten aus Datenbanken z.B. des ERP-Systems, nach der Ablage des Dokuments ab. Jedoch möchte nicht jedes Unternehmen seine Datenbanken von außen zugänglich machen und so bleibt nur die Möglichkeit, Indizierungen auf Basis von hochgeladen Datenbankauszügen durchzuführen.
Leider ist dieses Verfahren fehleranfällig und nicht sehr performant, doch auch hier kann die Software Abhilfe schaffen. So ist es möglich eine vollständige Indizierung der Dokumente bei der Ablage durchzuführen. Diese Indizierung ist auf z.B. auf Basis von Dokumentnamen, festen Werten, Datenbankeinträgen oder sogar Berechnungen denkbar und je nach Wunsch des Kunden ausbaubar. Ermöglicht wird diese hohe Flexibilität unter anderem dadurch, dass die Software eine Java-basierte Entwicklung ist. Es steht also eine vollständige Programmiersprache mit all ihren Möglichkeiten dahinter, mit der eine individuelle Anpassungen der Software in nahezu beliebige Richtungen möglich ist.
Ein weiterer – nicht unerheblicher – Nebeneffekt dieses Ansatzes ist ebenso die Plattformunabhängigkeit der Software. So sind die DesktopApps von DocuWare darauf beschränkt auf einem Windows-Client eingesetzt zu werden. Diese Einschränkung entfällt bei dem DWPlatformServiceImportClient vollständig, er kann prinzipiell auf allen Java-fähigen Betriebssystemen, darunter Windows, Linux und MacOS verwendet werden.