Spätestens seit dem Steuervereinfachungsgesetz zum 1.7.2011 ist die Zustellung einer Rechnung per Email auf dem Vormarsch. Vorteile sind für den Rechnungssteller leicht nachvollziehbar, aber auch der Empfänger kann beim richtigen Umgang damit sehr viel Zeit sparen.
Immer wieder höre ich aber bei Besprechungen in Unternehmen, dass der Umgang mit elektronischen Rechnungen ganz anders verläuft. Tatsächlich werden diese Rechnungen ganz oft zunächst einmal ausgedruckt und im weiteren Verlauf mit Eingangsstempel versehen, fachlich und sachlich auf Papier geprüft, gebucht und letztendlich zur Zahlung freigegeben.
Dass das anders und wesentlich schneller geht, damit beschäftigen wir uns seit Jahren, soll aber hier nicht Thema sein.
Gemäß § 15 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz ist die ausgedruckte Email-Rechnung keine gültige Rechnung. Für elektronische – also Email-Rechnungen – gelten im Umsatzsteuergesetz nach § 14 Absatz 3 besondere Vorschriften. Wer sich nicht danach richtet, riskiert seinen Vorsteuerabzug und das dürfte für die meisten Unternehmen ein hohes finanzielles Problem darstellen.
Wichtig ist also, dass die originale elektronische Rechnung in ihrer Ursprungsform aufbewahrt wird. Dafür gibt es natürlich unterschiedliche Wege, angefangen mit einer zentralen Email-Archivierung wie MailStore, Aufbewahrung der PDF-Rechnung in zentralen Verzeichnissen auf Festplatten (Sicherung und eventuell vorhandene digitale Signatur beachten) oder eben dem Einsatz von Workflow– und Dokumentenmanagement-Systemen, die nicht nur die Aufbewahrung sichern, sondern auch noch die Rechnungsprüfungsprozess erheblich beschleunigen.