Wir arbeiten nun seit einiger Zeit in einem heterogenen Netzwerk. Es gibt Linux im Serverbereich, natürlich Windows für DocuWare und Mac für die Anwender – Betriebssystemunabhängigkeit ist also schon dadurch ein großes Thema für uns. Die Ablage war bisher umständlicher als sie sein muss: Ein ActiveImport Job holt die Dateien aus einem Netzwerkverzeichnis in den Briefkorb. Über einen Windows-Desktop kann man nun die Dokumente ablegen.
Diese Zeiten sind bei uns nun vorbei.
Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Abhängig vom Dokumententyp sind es 6 oder 10 Jahre, die ein Dokument archiviert sein muss.
Wird z. B. die Bilanz für 2016 am 25.02.2017 aufgestellt, so beginnt die zehnjährige Verjährungsfrist mit Ablauf des 31.12.2017 (oder anders formuliert am 01.01.2018) und endet am 31.12.2027.
Ebenso unterliegen manche Dokumente keiner Aufbewahrungsfrist, sodass sie auch sofort entsorgt werden können. Die 10 Jahre Aufbewahrung sind ein Minimum, jedoch kein Maximum. Wenn unsicher ist, ob ein Dokument noch wichtig sein könnte, kann es natürlich auch länger im Archiv verweilen. Dokumente, die beispielsweise einem schwebenden Verfahren zugehörig sind, sollten sogar länger aufbewahrt werden.
„Was weg kann, muss weg. – Aber welche Dokumente dürfen denn weg?“ weiterlesen
Um Dokumente in DocuWare zu überführen existieren grundsätzlich mehrere Wege. Eine viel und gerne genutzte Möglichkeit hierzu ist das Import Modul, welches im Rahmen der DesktopApps von DocuWare installiert werden kann. Dieses Modul ermöglicht es, relativ einfach über eine Import-Konfiguration in DocuWare einen lokalen Ordner – z.B. auf einem Client oder Server – zeitgesteuert überwachen zu lassen. Befinden sich Dateien in den Ordnern, die der Konfiguration entsprechen, so werden diese in DocuWare vollautomatisch importiert und innerhalb bestimmter Grenzen sogar eine Indizierung ermöglicht.
Soweit – so gut, jedoch hat das Modul auch seine Nachteile und einer der wesentlichen Nachteile liegt in der Geschwindigkeit. Oft besteht daher die Nachfrage von Kundenseite, ob sich der Vorgang nicht beschleunigen lässt, da die tägliche zu verarbeitende Datenmenge dem Import-Modul in manchen Fällen „schlicht über den Kopf wächst“.
Aufgrund der offensichtlich vorhandenen Nachfrage, ebenso wie aus einem internen Bedarf heraus entstand daher die Idee, eine eigene Entwicklung anzustoßen, die den sinnvollen Ansatz des Moduls weiterverfolgt und falls möglich ausbaut und vor allem die Nachteile ausgleicht.
Jeder Entwickler, der sich mit DocuWare beschäftigt, weiß, wie nahe sich DocuWare und .Net stehen. Java Entwickler haben zwar die Möglichkeit über die Japi die Web Services des Systems zu nutzen, allerdings bleiben damit einige Möglichkeiten verborgen. Doch gerade im Bezug auf Betriebssystemunabhängigkeit hat Java ja so seine Vorteile. Und sobald wir über andere Betriebssysteme (wir setzen intern hauptsächlich Apple MacBooks mit OSX ein) und DocuWare reden, kommt der Web Client ins Spiel. Dieser lässt sich über die URL-Integrationen sehr flexibel in jede Anwendung integrieren, die einen Browser aufrufen oder eine Webseite integrieren kann – und natürlich Webanwendungen selbst. Das Problem liegt dabei eher in der Erstellung der URL.
Wir haben eine Java-Bibliothek entwickelt, die die Erstellung einer solchen URL kapselt. Gerade in einem Umfeld, wo URLs dynamisch erzeugt werden müssen, kann eine solche Bibliothek von großer Hilfe sein, da man sich nicht mehr um die einzelne Kodierung mit Base64 oder den Parameternamen kümmern muss.
/**
* Test the DocuWare URL Integration Library
* @author winkels
* Imports left out, just a demo ;-)
*/
public class QueryDemo {
public static void main(String[] args) {
// set docuware server connection
IntegrationURL url = UrlFactoryImpl.eINSTANCE.createIntegrationURL();
url.setHost("dwserver.mycompany.com");
url.setPort(8443);
url.setPath("DWWebClient");
url.setProtocol(Protocol.HTTPS);
// set the integration to use
Integration integration = UrlFactoryImpl.eINSTANCE.createIntegration();
integration.setIntegrationId("MyIntegrationID");
// set user credentials
DocuWareLogin login = UrlFactoryImpl.eINSTANCE.createDocuWareLogin();
login.setUser("mydwuser");
login.setPassword("verysecretpassword");
// create a query
Query query = UrlFactoryImpl.eINSTANCE.createQuery();
Condition condition = UrlFactoryImpl.eINSTANCE.createTextCondition();
condition.setField("ADRESS_NAME");
condition.setValue("MyClient *");
query.getConditions().add(condition);
// set the result type
ResultType type = UrlFactoryImpl.eINSTANCE.createResultType();
type.setType(Type.RESULTLISTVIEWER);
// add the parameters to the url
url.getParameters().add(integration);
url.getParameters().add(login);
url.getParameters().add(query);
url.getParameters().add(type);
// get the result
System.out.println(url.getUrlString());
// https://dwserver.mycompany.com:8443/DWWebClient/Integration.aspx?i=MyIntegrationID&lc=VXNlcj1teWR3dXNlclxuUHdkPXZlcnlzZWNyZXRwYXNzd29yZA&q=W0FEUkVTU19OQU1FXSBMSUtFICJNeUNsaWVudCAqIg&p=RLV
}
}
Bei Fragen zu dieser Bibliothek, schicken Sie uns einfach eine mail an info@synapsis.de.
Bereits vor ein paar Jahren ist ein kleineres Unternehmen über unsere Webseite mit folgender Situation an uns herangetreten:
Es handelt sich um ein Bauunternehmen mit ca. 25 Mitarbeitern. Das Büro ist mit einer Mitarbeiterin regelmäßig besetzt, die Ehefrau arbeitet hauptsächlich von zuhause, teilweise aber auch im Büro. Der Geschäftsführer selber ist tagsüber natürlich auf den verschiedenen Baustellen unterwegs, abends werden dann im Büro die notwendigen Arbeiten erledigt. Dazu gehört zum einem das Lesen wichtiger Tagespost, zum anderen müssen Rechnungen gesichtet und dann zur Zahlung freigegeben werden.
Genau diese Zeit im Büro zu später Stunde wollte er minimieren und lud uns zu einer Präsentation ein.
Heute kann er die oben genannten Tätigkeiten abends auf dem Sofa erledigen. Dafür wird die eingehende Post im Büro gescannt und ihm in einem kleinen Workflow als Aufgabe zugeteilt. Das gleiche geschieht mit den Rechnungen. Abends kann er also die Post lesen und als „erledigt“ abstempeln, oder er gibt sie mit einem Kommentar zurück an seine Mitarbeiterin. Rechnungen kann er ebenfalls per digitalem Stempel zur Zahlung freigeben. Sind dafür weitere Informationen wie das zugehörige Angebot oder weitere Korrespondenz notwendig, kann er sofort im zentralen Dokumentenpool nachsehen.
Es geht also nicht immer um viele Mitarbeiter oder große Mengen an Papier, das verwaltet und bewegt werden soll, sondern Vorteile lassen sich bei wenigen Personen und relativ geringem Papieraufkommen realisieren. Natürlich muss er auch heute noch ins Büro fahren, da sich seine Tätigkeiten als Geschäftsführer schließlich nicht auf die oben genannten Tätigkeiten beschränken. Aber viele Abende kann er heute zuhause verbringen und ausserdem noch das Benzin sparen für den Weg zum Büro.