Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Abhängig vom Dokumententyp sind es 6 oder 10 Jahre, die ein Dokument archiviert sein muss.
Wird z. B. die Bilanz für 2016 am 25.02.2017 aufgestellt, so beginnt die zehnjährige Verjährungsfrist mit Ablauf des 31.12.2017 (oder anders formuliert am 01.01.2018) und endet am 31.12.2027.
Ebenso unterliegen manche Dokumente keiner Aufbewahrungsfrist, sodass sie auch sofort entsorgt werden können. Die 10 Jahre Aufbewahrung sind ein Minimum, jedoch kein Maximum. Wenn unsicher ist, ob ein Dokument noch wichtig sein könnte, kann es natürlich auch länger im Archiv verweilen. Dokumente, die beispielsweise einem schwebenden Verfahren zugehörig sind, sollten sogar länger aufbewahrt werden.
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