Wer Email-Rechnungen nur ausdruckt riskiert den Vorsteuerabzug

Spätestens seit dem Steu­er­ver­ein­fa­chungs­ge­setz zum 1.7.2011 ist die Zustellung einer Rechnung per Email auf dem Vormarsch. Vorteile sind für den Rechnungssteller leicht nachvollziehbar, aber auch der Empfänger kann beim richtigen Umgang damit sehr viel Zeit sparen.

Immer wieder höre ich aber bei Besprechungen in Unternehmen, dass der Umgang mit elektronischen Rechnungen ganz anders verläuft. Tatsächlich werden diese Rechnungen ganz oft zunächst einmal ausgedruckt und im weiteren Verlauf mit Eingangsstempel versehen, fachlich und sachlich auf Papier geprüft, gebucht und letztendlich zur Zahlung freigegeben. „Wer Email-Rechnungen nur ausdruckt riskiert den Vorsteuerabzug“ weiterlesen

Die „Wolke 7“ für Gründer und Startups – Wieso Cloud-Computing?

Gerade als Existenzgründer, junges Unternehmen oder als Startup ist es wichtig, alle Vorschriften und Normen einzuhalten und alle notwendigen Vorkehrungen für eine optimale Arbeit und Entwicklung festzustellen. Bevor es um die Details geht, sollte also eine gewisse Grundausrüstung an geschäftlichen Softwarelösungen vorhanden sein. Dabei stellt sich die ultimative Frage: Server oder Cloud-Computing?

Was bedeutet Cloud-Computing?
Knapp zusammengefasst beschreibt Cloud-Computing die Bereitstellung von IT-Infrastrukturen.

Hierbei gibt es drei unterschiedliche Formen:

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DMS für den mobilen Einsatz

michael_belzEin Artikel, der für jeden „Mobile Worker“ interessant sein könnte.

„Durch den DMS-Einsatz und insbesondere durch DocuWare Mobile Plus sind unsere Entscheidungsprozesse sehr viel schneller geworden, da wir auf den Baustellen, im Büro und bei Kundenterminen auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen können. Dadurch können wir mit derselben Mannschaft mehr Projekte abwickeln.“

Michael Belz, Inhaber BelzBau, Bonn

Lesen Sie den gesamten Artikel.

Dokumente ohne Active Import in DocuWare Briefkörbe importieren

Letzte Woche wurde ich mit einem Problem konfrontiert, bei dem die Lösung über Bordmittel bei DocuWare sehr aufwändig gewesen wäre. Es handelt sich dabei um das Abholen von gescannten Dokumenten in DocuWare Briefkörbe im immer noch beliebten Windows Client.
Das Problem stellte sich durch die Anzahl der Benutzer, die jeweils eigene Briefkörbe haben und befüllen können müssen. Die Dokumente werden an Netzwerkscannern gescannt und sollten direkt im Verzeichnis des Briefkorbs landen. DocuWare kann so aber nichts mit dem Dokument anfangen. Der Vorschlag, für jeden der Briefkörbe einen eigenen ActiveImport Job anzulegen oder einen zentralen Benutzer, der alle Briefkörbe durch variable Ziele befüllen kann, wurden vom Kunden nicht akzeptiert – wir reden hier von über 100 Benutzern.

Also habe ich ein kleines Tool programmiert, das in DocuWare vom Benutzer gestartet wird. Es holte die Dateien aus einem Unterveichnis des Briefkorbs ab und importiert diese.

DocuWare Ablage unabhängig vom Betriebssystem

Wir arbeiten nun seit einiger Zeit in einem heterogenen Netzwerk. Es gibt Linux im Serverbereich, natürlich Windows für DocuWare und Mac für die Anwender – Betriebssystemunabhängigkeit ist also schon dadurch ein großes Thema für uns. Die Ablage war bisher umständlicher als sie sein muss: Ein ActiveImport Job holt die Dateien aus einem Netzwerkverzeichnis in den Briefkorb. Über einen Windows-Desktop kann man nun die Dokumente ablegen.

Diese Zeiten sind bei uns nun vorbei.

JobRouter Tag bei der Synapsis GmbH

Wenn es um firmeninterne Prozesse geht setzen wir auf JobRouter. Das Programm bietet verschiedenste Module für individuelle Workflows.

Am 17.02.2017 haben wir mit Unterstützung von Vertretern der JobRouter AG unseren sogenannten „JobRouter-Tag“ veranstaltet. Sowohl Kunden, die bereits mit diesem System arbeiten, als auch Interessenten bekamen die Möglichkeit sich den Workflow anzusehen bzw. neue Erweiterungen zu begutachten. Das mitgebrachte Interesse, ein wenig Offenheit und gute Stimmung verhalfen zu einer angenehmen Runde.

Vorträge von der JobRouter AG und der Synapsis GmbH sowie der Austausch zwischen den Kunden und Interessenten führten zu einem gelungenem Tag. Zusätzlich zu den informativen Vorträgen war für unsere Kunden besonders interessant zu erfahren, was andere bereits mit JobRouter im eigenen Unternehmen umgesetzt haben.

Wir freuen uns über die durchweg gute abschließende Bewertung der Teilnehmer.

Keine Ausreden mehr in Sachen „Email-Archivierung“

E-Mail-Archivierung ist eine gesetzlich manifestierte Pflicht. Das sollten die Verantwortlichen in Unternehmen natürlich wissen. Bisher konnte man sich immer noch eventuell mit Übergangsfristen herausreden. Diese enden jedoch mit dem 31.12.2016.

Denn ab dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich.

Viele unserer Kunden setzen schon länger auf „MailStore“.

Klicken Sie hier für weitere Informationen!

DocuWare Web Integrationen mit Klartext-URLs

Wer DocuWare schon einmal in ein Fremdsystem integriert hat, weiß, wie selten eine Base64-Kodierung im Drittsystem zur freien Verfügung steht. Aus diesem Grund haben wir eine Erweiterung für den DocuWare Web Client programmiert, die die Einbindung des Web Clients in vielen Fällen deutlich vereinfacht.

Sobald die DocID, also die intern vergebene eindeutige Dokumentennummer, nicht bekannt ist, benötigt man für die Integration des Web Clients eine Base64-Kodierung. Die Suche nach einer Belegnummer ist also nicht „einfach so“ möglich. Mit unserer Erweiterung könnte Sie wie folgt aussehen:

http://servername/DWWebClient/NTLM/Integration.html?(i)=URLINT&(p)=RLV&BELEGNR=4711

Weitere Informationen finden Sie in unserem Infodokument und bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden.

DocuWare Web Client Integration

Windows-Authentifizierung im Firefox für den DocuWare Web Client freischalten

Um den DocuWare Web Client in Kombination mit der Windows-Authentifizierung zu nutzen, muss dem Mozilla Firefox mitgeteilt werden, dass er die sich am DocuWare Server mit den Benutzerdaten melden darf. Dies geschieht entweder über „about:config“ unter dem Schlüssel „network.automatic-ntlm-auth.trusted-uris“ oder in der Datei „prefs.js“.

Firefox NTLM Settings
Firefox NTLM-Einstellungen

Mit diesem kleinen Skript kann man sich die Arbeit etwas verkürzen. Einfach den Firefox schließen (sonst wird er geschlossen) und auf dem Client ausführen. Natürlich muss vorher noch der korrekte Wert eingetragen werden.

taskkill /IM firefox.exe
cd /D "%APPDATA%MozillaFirefoxProfiles*.default"
echo user_pref("network.automatic-ntlm-auth.trusted-uris", "dwserver,dwserver.mydomain.local")>>prefs.js

Speichert man das Ganze in einer Batchdatei, lässt sich das auch prima über das AD verteilen.

DocuWare Integrationen mit Java erstellen

Jeder Entwickler, der sich mit DocuWare beschäftigt, weiß, wie nahe sich DocuWare und .Net stehen. Java Entwickler haben zwar die Möglichkeit über die Japi die Web Services des Systems zu nutzen, allerdings bleiben damit einige Möglichkeiten verborgen. Doch gerade im Bezug auf Betriebssystemunabhängigkeit hat Java ja so seine Vorteile. Und sobald wir über andere Betriebssysteme (wir setzen intern hauptsächlich Apple MacBooks mit OSX ein) und DocuWare reden, kommt der Web Client ins Spiel. Dieser lässt sich über die URL-Integrationen sehr flexibel in jede Anwendung integrieren, die einen Browser aufrufen oder eine Webseite integrieren kann – und natürlich Webanwendungen selbst. Das Problem liegt dabei eher in der Erstellung der URL.

Wir haben eine Java-Bibliothek entwickelt, die die Erstellung einer solchen URL kapselt. Gerade in einem Umfeld, wo URLs dynamisch erzeugt werden müssen, kann eine solche Bibliothek von großer Hilfe sein, da man sich nicht mehr um die einzelne Kodierung mit Base64 oder den Parameternamen kümmern muss.

/**
 * Test the DocuWare URL Integration Library
 * @author winkels
 * Imports left out, just a demo ;-)
 */
public class QueryDemo {

	public static void main(String[] args) {
		// set docuware server connection
		IntegrationURL url = UrlFactoryImpl.eINSTANCE.createIntegrationURL();
		url.setHost("dwserver.mycompany.com");
		url.setPort(8443);
		url.setPath("DWWebClient");
		url.setProtocol(Protocol.HTTPS);

		// set the integration to use
		Integration integration = UrlFactoryImpl.eINSTANCE.createIntegration();
		integration.setIntegrationId("MyIntegrationID");

		// set user credentials
		DocuWareLogin login = UrlFactoryImpl.eINSTANCE.createDocuWareLogin();
		login.setUser("mydwuser");
		login.setPassword("verysecretpassword");

		// create a query
		Query query = UrlFactoryImpl.eINSTANCE.createQuery();
		Condition condition = UrlFactoryImpl.eINSTANCE.createTextCondition();
		condition.setField("ADRESS_NAME");
		condition.setValue("MyClient *");
		query.getConditions().add(condition);

		// set the result type
		ResultType type = UrlFactoryImpl.eINSTANCE.createResultType();
		type.setType(Type.RESULTLISTVIEWER);

		// add the parameters to the url
		url.getParameters().add(integration);
		url.getParameters().add(login);
		url.getParameters().add(query);
		url.getParameters().add(type);

		// get the result
		System.out.println(url.getUrlString());
		// https://dwserver.mycompany.com:8443/DWWebClient/Integration.aspx?i=MyIntegrationID&lc=VXNlcj1teWR3dXNlclxuUHdkPXZlcnlzZWNyZXRwYXNzd29yZA&q=W0FEUkVTU19OQU1FXSBMSUtFICJNeUNsaWVudCAqIg&p=RLV
	}
}

Bei Fragen zu dieser Bibliothek, schicken Sie uns einfach eine mail an info@synapsis.de.

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