Willkommen auf unserem Blog!

Wir wollen hier Themen ansprechen, die uns im Rahmen unserer Ausrichtung „Prozessoptimierung“ und „Mobiles Büro“ beschäftigen (siehe „Über uns„).

Themen sind also Dokumentenmanagement, Workflow, der sogenannte „Mobile Worker“ u.a. Hierüber wollen wir Informationen oder neue Ideen einbringen oder diskutieren, aber auch auf Ideen oder interessante Artikel von anderen hinweisen.

Hierzu gehören aber auch bestehende und neue gesetzliche Regelungen, die den Bereich „Aufbewahrung“, „Prozessbeschreibungen“ usw. betreffen.

Beispiele sind: Verfahrungsdokumentation, GoBD, EU-Datenschutz-Grundverordnung u.a.

Wir sind selber gespannt, wo uns dieser Blog hinführen wird.

Bernd Hüster
Geschäftsführer

Wer Email-Rechnungen nur ausdruckt riskiert den Vorsteuerabzug

Spätestens seit dem Steu­er­ver­ein­fa­chungs­ge­setz zum 1.7.2011 ist die Zustellung einer Rechnung per Email auf dem Vormarsch. Vorteile sind für den Rechnungssteller leicht nachvollziehbar, aber auch der Empfänger kann beim richtigen Umgang damit sehr viel Zeit sparen.

Immer wieder höre ich aber bei Besprechungen in Unternehmen, dass der Umgang mit elektronischen Rechnungen ganz anders verläuft. Tatsächlich werden diese Rechnungen ganz oft zunächst einmal ausgedruckt und im weiteren Verlauf mit Eingangsstempel versehen, fachlich und sachlich auf Papier geprüft, gebucht und letztendlich zur Zahlung freigegeben. „Wer Email-Rechnungen nur ausdruckt riskiert den Vorsteuerabzug“ weiterlesen

Die „Wolke 7“ für Gründer und Startups – Wieso Cloud-Computing?

Gerade als Existenzgründer, junges Unternehmen oder als Startup ist es wichtig, alle Vorschriften und Normen einzuhalten und alle notwendigen Vorkehrungen für eine optimale Arbeit und Entwicklung festzustellen. Bevor es um die Details geht, sollte also eine gewisse Grundausrüstung an geschäftlichen Softwarelösungen vorhanden sein. Dabei stellt sich die ultimative Frage: Server oder Cloud-Computing?

Was bedeutet Cloud-Computing?
Knapp zusammengefasst beschreibt Cloud-Computing die Bereitstellung von IT-Infrastrukturen.

Hierbei gibt es drei unterschiedliche Formen:

„Die „Wolke 7“ für Gründer und Startups – Wieso Cloud-Computing?“ weiterlesen

DMS für den mobilen Einsatz

michael_belzEin Artikel, der für jeden „Mobile Worker“ interessant sein könnte.

„Durch den DMS-Einsatz und insbesondere durch DocuWare Mobile Plus sind unsere Entscheidungsprozesse sehr viel schneller geworden, da wir auf den Baustellen, im Büro und bei Kundenterminen auf den zentralen Dokumenten-Pool zugreifen können. Dadurch können wir mit derselben Mannschaft mehr Projekte abwickeln.“

Michael Belz, Inhaber BelzBau, Bonn

Lesen Sie den gesamten Artikel.

Dokumente ohne Active Import in DocuWare Briefkörbe importieren

Letzte Woche wurde ich mit einem Problem konfrontiert, bei dem die Lösung über Bordmittel bei DocuWare sehr aufwändig gewesen wäre. Es handelt sich dabei um das Abholen von gescannten Dokumenten in DocuWare Briefkörbe im immer noch beliebten Windows Client.
Das Problem stellte sich durch die Anzahl der Benutzer, die jeweils eigene Briefkörbe haben und befüllen können müssen. Die Dokumente werden an Netzwerkscannern gescannt und sollten direkt im Verzeichnis des Briefkorbs landen. DocuWare kann so aber nichts mit dem Dokument anfangen. Der Vorschlag, für jeden der Briefkörbe einen eigenen ActiveImport Job anzulegen oder einen zentralen Benutzer, der alle Briefkörbe durch variable Ziele befüllen kann, wurden vom Kunden nicht akzeptiert – wir reden hier von über 100 Benutzern.

Also habe ich ein kleines Tool programmiert, das in DocuWare vom Benutzer gestartet wird. Es holte die Dateien aus einem Unterveichnis des Briefkorbs ab und importiert diese.

DocuWare Ablage unabhängig vom Betriebssystem

Wir arbeiten nun seit einiger Zeit in einem heterogenen Netzwerk. Es gibt Linux im Serverbereich, natürlich Windows für DocuWare und Mac für die Anwender – Betriebssystemunabhängigkeit ist also schon dadurch ein großes Thema für uns. Die Ablage war bisher umständlicher als sie sein muss: Ein ActiveImport Job holt die Dateien aus einem Netzwerkverzeichnis in den Briefkorb. Über einen Windows-Desktop kann man nun die Dokumente ablegen.

Diese Zeiten sind bei uns nun vorbei.

JobRouter Tag bei der Synapsis GmbH

Wenn es um firmeninterne Prozesse geht setzen wir auf JobRouter. Das Programm bietet verschiedenste Module für individuelle Workflows.

Am 17.02.2017 haben wir mit Unterstützung von Vertretern der JobRouter AG unseren sogenannten „JobRouter-Tag“ veranstaltet. Sowohl Kunden, die bereits mit diesem System arbeiten, als auch Interessenten bekamen die Möglichkeit sich den Workflow anzusehen bzw. neue Erweiterungen zu begutachten. Das mitgebrachte Interesse, ein wenig Offenheit und gute Stimmung verhalfen zu einer angenehmen Runde.

Vorträge von der JobRouter AG und der Synapsis GmbH sowie der Austausch zwischen den Kunden und Interessenten führten zu einem gelungenem Tag. Zusätzlich zu den informativen Vorträgen war für unsere Kunden besonders interessant zu erfahren, was andere bereits mit JobRouter im eigenen Unternehmen umgesetzt haben.

Wir freuen uns über die durchweg gute abschließende Bewertung der Teilnehmer.

Was weg kann, muss weg. – Aber welche Dokumente dürfen denn weg?

Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Abhängig vom Dokumententyp sind es 6 oder 10 Jahre, die ein Dokument archiviert sein muss.

Wird z. B. die Bilanz für 2016 am 25.02.2017 aufgestellt, so beginnt die zehnjährige Verjährungsfrist mit Ablauf des 31.12.2017 (oder anders formuliert am 01.01.2018) und endet am 31.12.2027.

Ebenso unterliegen manche Dokumente keiner Aufbewahrungsfrist, sodass sie auch sofort entsorgt werden können. Die 10 Jahre Aufbewahrung sind ein Minimum, jedoch kein Maximum. Wenn unsicher ist, ob ein Dokument noch wichtig sein könnte, kann es natürlich auch länger im Archiv verweilen. Dokumente, die beispielsweise einem schwebenden Verfahren zugehörig sind, sollten sogar länger aufbewahrt werden.

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Keine Ausreden mehr in Sachen „Email-Archivierung“

E-Mail-Archivierung ist eine gesetzlich manifestierte Pflicht. Das sollten die Verantwortlichen in Unternehmen natürlich wissen. Bisher konnte man sich immer noch eventuell mit Übergangsfristen herausreden. Diese enden jedoch mit dem 31.12.2016.

Denn ab dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich.

Viele unserer Kunden setzen schon länger auf „MailStore“.

Klicken Sie hier für weitere Informationen!

Neuer Kollege unterstützt unser Support-Team

Wenn ich mich vorstellen darf:

Florian Wolf, Jahrgang 1997, neu bei Synapsis GmbH seit dem 01. August 2016

In der VergangenheitBewerbungsfoto habe ich bereits sehr unterschiedliche Berufsfelder und Themengebiete kennenlernen dürfen. Stets für mich interessant geblieben ist dabei die Informatik, so dass ich mich mit der Zeit mit Programmier- und Datenbanksprachen vertraut gemacht habe. Mit Synapsis GmbH werde auch ich in ein dynamisches Team integriert, welches mit einer Expertise ihre Kunden zum Erfolg im Dokumentenmanagement oder im Workflow bringt.

Engagiert arbeite ich mich nun auch in dieses Themengebiet ein, damit ich zukünftig unsere Kunden ebenso unterstützen kann wie meine Kollegen.

Schneller Import über DWPlatformService

Um Dokumente in DocuWare zu überführen existieren grundsätzlich mehrere Wege. Eine viel und gerne genutzte Möglichkeit hierzu ist das Import Modul, welches im Rahmen der DesktopApps von DocuWare installiert werden kann. Dieses Modul ermöglicht es, relativ einfach über eine Import-Konfiguration in DocuWare einen lokalen Ordner – z.B. auf einem Client oder Server – zeitgesteuert überwachen zu lassen. Befinden sich Dateien in den Ordnern, die der Konfiguration entsprechen, so werden diese in DocuWare vollautomatisch importiert und innerhalb bestimmter Grenzen sogar eine Indizierung ermöglicht.

Soweit – so gut, jedoch hat das Modul auch seine Nachteile und einer der wesentlichen Nachteile liegt in der Geschwindigkeit. Oft besteht daher die Nachfrage von Kundenseite, ob sich der Vorgang nicht beschleunigen lässt, da die tägliche zu verarbeitende Datenmenge dem Import-Modul in manchen Fällen „schlicht über den Kopf wächst“.

Aufgrund der offensichtlich vorhandenen Nachfrage, ebenso wie aus einem internen Bedarf heraus entstand daher die Idee, eine eigene Entwicklung anzustoßen, die den sinnvollen Ansatz des Moduls weiterverfolgt und falls möglich ausbaut und vor allem die Nachteile ausgleicht.

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